Assistente de sala de correspondência

Visão geral do cargo: Estamos procurando um assistente de instalações proativo e responsável para se juntar à nossa equipe. Essa função é fundamental para garantir a segurança e a proteção do nosso edifício, além de fornecer suporte essencial à equipe de instalações e à organização como um todo. O candidato ideal deve ter sólidas habilidades organizacionais, capacidade de trabalhar sob pressão e excelentes habilidades de comunicação interpessoal.

Principais responsabilidades:

• Ajudar a equipe das instalações a manter um ambiente de construção seguro e protegido.
• Realizar inspeções regulares (“varreduras”) dos espaços de trabalho para identificar e relatar áreas/itens/equipamentos/materiais que precisam de reparo, substituição ou atualização.
• Informar todos os problemas identificados ao gerente de instalações para que sejam resolvidos imediatamente.
• Gerenciar a sala de correspondência e coordenar os correios locais e internacionais.
• Reservar e gerenciar salas de conferência para garantir a disponibilidade e a configuração adequada.
• Auxiliar os fornecedores a concluir as avaliações necessárias ou fornecer as informações exigidas.
• Colaborar com o RH do cliente para coordenar várias atividades.
• Arquivar relatórios e documentação conforme necessário.
• Apoiar a equipe de instalações na organização do escritório e nas necessidades diárias.
• Trabalhar com fornecedores para obter e analisar propostas de serviços ou produtos.
• Apoiar as instalações nos esforços contínuos de manutenção e limpeza.
• Informar os problemas de manutenção com rapidez e precisão.

Qualificações:

• Capacidade de trabalhar bem sob pressão com supervisão mínima.
• Flexibilidade para trabalhar fora do horário padrão de expediente, conforme necessário.
• Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação, tanto orais quanto escritas.
• Habilidades proativas de resolução de problemas.
• Capacidade de manter a confidencialidade em todos os momentos.
• Mentalidade voltada para o atendimento ao cliente.
• Capacidade de cumprir prazos e gerenciar várias tarefas simultaneamente.
• Proficiência em programas do Microsoft Office.
• Conhecimento de gerenciamento de estoque.
• Capacidade de trabalhar de forma eficaz com uma variedade de pessoas, tanto interna quanto externamente.

Condições de trabalho:

• Esse cargo pode exigir trabalho ocasional fora do horário comercial padrão.
• A função envolve a interação regular com várias partes interessadas, incluindo clientes, fornecedores e equipes internas.