Requisitos de la nómina de Colombia para 2026: una guía

Lanómina en Colombia consiste en calcular, retener y pagar los salarios de los empleados de acuerdo con la legislación laboral local y los requisitos de la autoridad fiscal local, la DIAN. Colombia exige ciclos de pago quincenales o mensuales y cotizaciones empresariales del 38-56%. Esta guía detalla las cotizaciones empresariales, las deducciones y prestaciones obligatorias, los plazos y las opciones de externalización de la nómina en Colombia en 2026.

¿Cómo funciona el cálculo de la nómina en Colombia?

Los empleadores deben cotizar mensualmente entre el 38% y el 56% del salario de cada empleado en pesos colombianos a través de la plataforma digital (PILA) gestionada por la autoridad tributaria local (DIAN). Esto se desglosa para todos los empleados en 8,5% en salud; 12% a fondos de pensiones; 0,522% a la aseguradora de riesgos laborales (ARL); 4% a una caja de compensación familiar; 8,33% encesantías; 1% de intereses sobre cesantías y 4,17% de vacaciones. Los empleados que ganan más de 10 SMMLV (salario mínimo) también deben cotizar el 2% a educación ocupacional (SENA) y el 3% al fondo nacional de familia (ICBF).

¿Qué impuestos sobre la nómina pagan los empresarios en Colombia?

*sólo para trabajadores que ganen más de 10SMMLV

¿Cuál es el salario mínimo obligatorio en Colombia para 2026?

La nómina de Colombia tiene un salario mínimo mensual para 2026 de COP$1.750.905 (aprox USD$465). Todos los procesos de nómina en Colombia deben pagar al menos esta tarifa para el trabajo a tiempo completo, o prorrateada para las horas a tiempo parcial. También existe un subsidio de transporte de 250.000 $, lo que eleva la tarifa total a 2.000.000 $ (unos 525 USD). En la actualidad se encuentra bajo revisión judicial. La cifra ha aumentado en los últimos años, así como una apreciación significativa del tipo de cambio frente al dólar estadounidense. El salario mínimo suele aumentar en enero de cada año, aunque está sujeto a decisiones políticas.

¿Cuáles son los pasos necesarios para configurar la nómina de Colombia?

En primer lugar, para el cumplimiento de las nóminas en Colombia debes constituir una empresa en Colombia, luego registrarte como empresario, así como mantener registros y presentar informes mensuales. Esto requiere no sólo constituir una empresa en Colombia, sino también dedicar una parte importante de tu tiempo a gestionar el cumplimiento administrativo.

¿Qué se necesita para registrarse como empresario en Colombia?

En primer lugar, necesitarás constituir una sociedad en Colombia para poder completar los procesos de nómina en Colombia. Los pasos para constituir una sociedad en Colombia requieren el registro ante la autoridad fiscal DIAN para obtener un número de identificación fiscal (RUT) y ante la cámara de comercio local. Esto te permitirá realizar los pagos mensuales exigidos por la DIAN. El proceso completo de constitución de una empresa en Colombia suele durar entre 4 y 6 semanas.

También deberás registrar tu empresa en la Caja de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de la Familia y el Servicio Gubernamental de Aprendizaje, y rellenar un formulario único para todos estos organismos. También deberás inscribir a tus empleados en la cobertura sanitaria pública. Tu empresa también debe afiliarse a un sistema de pensiones. También hay que inscribirse en la Administradora de Riesgos Laborales. Este organismo ayuda a cubrir las enfermedades profesionales y los accidentes laborales.

¿Qué registros de nóminas deben mantener los empresarios?

La nómina en Colombia exige que los empresarios lleven un registro de los contratos, las nóminas y las declaraciones fiscales que se producen para cada empleado. También tendrás que llevar un registro de todas las cotizaciones a la seguridad social que se realicen en nombre del empleado. Esto incluye los recibos de la plataforma PILA. Esta información debe coincidir con los registros que tiene la DIAN, tanto de los registros fiscales del empleado como de tus registros fiscales corporativos.

Como cada empleado tendrá una serie de afiliaciones a la asistencia sanitaria, a la pensión y a la ARL, deberás solicitarlas y, a continuación, archivar la documentación mientras dure su contrato contigo. Cualquier cambio debe anotarse, registrarse y archivarse. Las sanciones por incumplimiento pueden ser de hasta 5.000 SMMLV (COP$8.750.000.000 / USD$2,3mn).

¿Con qué frecuencia deben presentar los empresarios los informes sobre las nóminas?

¿Cómo se calcula el salario neto en Colombia?

Para calcular el salario neto de la nómina de Colombia, tendrás que descontar las obligaciones de retención del salario bruto. El empresario retiene un 4% por cotizaciones a pensiones y otro 4% por cotizaciones a asistencia sanitaria. Esto se descuenta directamente de la fuente (salario bruto).

Por ejemplo, a un empleado que cobre 3.700.000 COP$ (unos 1.000 USD) se le descontará directamente del salario el 8% , la mitad del cual se destina a la sanidad y la otra mitad al seguro. Esto es COP296.000, dejándole COP$3.404.000 (USD$920) como salario neto.

¿Qué prestaciones obligatorias deben ofrecer los empresarios en Colombia?

¿Cómo se calculan las horas extraordinarias según la ley colombiana de nóminas?

Las horas extraordinarias normales, según la legislación colombiana sobre nóminas, se pagan un 25% por encima de la tarifa estándar. Sin embargo, esto se incrementa a una prima del 35% para los turnos nocturnos (19:00-06:00). Los domingos y festivos tienen actualmente una prima del 80%, que aumentará al 90% en julio y finalmente al 100% en julio de 2027. Las tarifas son acumulativas.

Por lo tanto, la tarifa de las horas extraordinarias varía entre el 25 y el 115% sobre el salario normal, dependiendo de la hora a la que se realicen, aumentando aún más este año y de nuevo al año siguiente. Esto significa que el salario total de un trabajador que gane 37.000 COP (10 USD) por hora podría ser de 79.550 COP (21,50 USD) por hora un domingo por la tarde. Existe un tope de dos horas diarias y 12 semanales, según lo dispuesto en la Ley 2466 de 2025.

¿Cuáles son las normas para el despido y la indemnización por despido en Colombia?

El despido puede ser por justa causa o sin justa causa, y en este último caso se requiere una indemnización importante para que se cumpla la normativa colombiana sobre nóminas. La justa causa se invoca por los motivos habituales, como falta grave, ausencia inexplicada o comportamiento delictivo/violento, tal y como se define en el artículo 62 del código laboral (.pdf).

La indemnización por despido sin justa causa es equivalente a 30 días de salario por el primer año de servicio y 20 días por cada año adicional o fracción proporcional (aplicable a empleados que devenguen hasta 10 salarios mínimos legales mensuales), más el pago de lascesantías devengadas e intereses sobre las mismas, las vacaciones devengadas y no disfrutadas y laprima de servicios proporcional.

¿Cómo afectan los Convenios Tributarios sobre Nómina a los Empresarios Extranjeros en Colombia?

Los deberes de nómina en Colombia pueden incluir la declaración de impuestos en el extranjero y la contabilidad en Colombia. Esto se aplica a los residentes fiscales que tributan por rentas mundiales o por tributación internacional (residentes en Eritrea o EEUU, por ejemplo). Esto permite un crédito fiscal igual al equivalente del salario imponible pagado en Colombia. A efectos fiscales y contables en Colombia, la residencia se activa tras una estancia de 183 días o más en un periodo de 365 días. Colombia tiene tratados de doble imposición con los siguientes países Bolivia; Canadá; Chile; Corea del Sur; Ecuador; España; Francia; India; Italia; Japón; México; Perú; Portugal; Reino Unido; República Checa; Suiza. Más información sobre fiscalidad y contabilidad en Colombia en nuestra página dedicada, incluidos los impuestos sobre la nómina en Colombia.

¿Cuándo deberías plantearte un EOR en lugar de gestionar directamente la nómina?

Un EOR o Employer Of Record en Colombia te permitirá entrar en el mercado mucho más rápido y te garantizará el cumplimiento de las nóminas en Colombia desde el inicio de las operaciones. A la hora de entrar en el mercado y contratar en Colombia, existen esencialmente dos opciones a disposición de los inversores y empresarios. La forma más habitual de hacerlo es mediante la constitución de una sociedad completa para establecer una presencia en la jurisdicción. Sin embargo, esto puede llevar tiempo y esfuerzo, por lo que vale la pena considerar la posibilidad de utilizar un Employer of Record en Colombia.

Para las empresas que planean operaciones sostenidas o crear un equipo local de cualquier tamaño, establecer una entidad jurídica en Colombia es el enfoque más estratégico y sostenible. Te proporciona un control directo sobre los contratos de trabajo, genera confianza con el talento local y refuerza la presencia de tu marca en el país. En Empleador Registrado en Colombia es útil para las empresas que quieren contratar rápidamente, probar el mercado o asumir contratos a corto plazo sin establecer una empresa local. Con este modelo, tus empleados son contratados oficialmente a través de una filial local, mientras tú mantienes el control de la gestión y, lo que es más importante, sigues cumpliendo la legislación colombiana sobre nóminas.

¿Cómo puede ayudar una OEP a gestionar las nóminas en Colombia?

Una Organización Profesional de Empleadores, u OEP en Colombia, puede asegurarse de que cumples las normas gestionando tu nómina, aunque seguirás teniendo tu propia entidad jurídica. Aunque una OEP ofrece una solución de entrada rápida para probar el mercado colombiano, establecer una entidad jurídica y trabajar con una OEP en Colombia suele ofrecer un mayor control, eficiencia de costes a largo plazo, menor riesgo de establecimiento permanente, una posición jurídica más sólida y una mejor atracción de talentos. A OEP en Colombia funciona de forma similar a un Employer of Record (EOR), aunque los dos términos se utilizan a menudo indistintamente. Muchos proveedores también se comercializan como empresas de nóminas OEP porque los servicios de nóminas en Colombia se encuentran entre sus servicios más demandados. Un OEP se ocupa de un amplio espectro de responsabilidades relacionadas con los empleados, como redactar contratos conformes a la ley, gestionar los permisos reglamentarios, garantizar el pago exacto de salarios y primas, y mantener el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social.

¿Qué ocurre si declaras mal la nómina de Colombia?

Informar incorrectamente sobre las nóminas de Colombia tiene consecuencias importantes, como la posibilidad de multas superiores a 2.000.000 USD y acciones penales. Las multas se calculan utilizando múltiplos del salario mínimo interprofesional (SMMLV) y llegan hasta 5.000 SMMLV. Actualmente asciende a COP$8.750.000.000 (aprox. USD$2,3mn).

Los plazos de la PILA y de la nómina electrónica deben cumplirse estrictamente. Éstos varían en función de tu NIT (número único de identificación fiscal) y la presentación fuera de plazo conllevará intereses, multas atrasadas y, eventualmente, un mayor riesgo de auditoría. Si las cesantías no se llevan al día, se aplicarán intereses de demora con multas adicionales por demora.

El incumplimiento de las prestaciones exigidas por la legislación colombiana sobre nóminas (como no pagar correctamente la prima ) te expone a acciones legales de los empleados, daños a la reputación y, en casos extremos, puede dar lugar a responsabilidad penal para los directivos. Cualquier prestación no pagada o pago de horas extraordinarias tendrá que devolverse.

¿Cómo puede BLH ayudarte a gestionar la nómina de Colombia?

Biz Latin Hub puede prestar servicios de nómina en Colombia a través de una OEP/EOR externalizada o a través de nuestra suite de back-office para la constitución de empresas. Ofrecemos servicios integrados de entrada en el mercado y back-office en toda América Latina y el Caribe, con oficinas en ciudades clave de la región, incluida Bogotá. Como especialistas locales, conocemos la ley al dedillo y nos aseguraremos de que tu empresa cumpla plenamente la normativa y esté libre de riesgos en lo que respecta a las nóminas en Colombia.

Nuestra cartera incluye no sólo la constitución inicial de la empresa, sino también la contabilidad y los impuestos, la diligencia debida, la contratación y la OEP, y los servicios jurídicos corporativos, mientras que nuestra inigualable presencia regional significa que estamos en una posición ideal para apoyar las entradas en el mercado multijurisdiccional y las operaciones transfronterizas. Esto significa que podemos gestionar no sólo las operaciones de nóminas en Colombia, sino también en cualquier otro lugar de la región.

Si necesitas ayuda con la nómina de Colombia, estamos preparados para ayudarte. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para saber más sobre lo que podemos hacer por ti.

Preguntas frecuentes sobre la nómina en Colombia