El papel de un secretario de empresa es esencial en cualquier corporación. Estos profesionales son polifacéticos y llevan muchos sombreros, pero su trabajo más importante es asegurarse de que la organización para la que trabajan cumple con los requisitos reglamentarios y estatutarios de un determinado país o jurisdicción.
Están presentes en todas las reuniones de alto nivel y se encargan de ejecutar todas las decisiones, resoluciones y cambios propuestos por el Consejo de Administración de la empresa. Además, son parte integrante del cumplimiento anual de la entidad en Ecuador.
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Los secretarios de empresa son profesionales formados y conocedores de las normas y reglamentos que deben seguirse en una determinada jurisdicción como la de Ecuador. A ellos les corresponde observar el funcionamiento de la empresa para evitar que se infrinjan las normas y reglamentos. Si se descubre que la organización realiza actividades irregulares o ilícitas, el resultado podría ser multas de decenas de miles o incluso millones de dólares. Una de las formas en que los secretarios de empresa pueden defenderse de estas infracciones normativas es realizando una revisión anual del cumplimiento de la entidad.
Ecuador siempre ha tenido normas estrictas de cumplimiento para las empresas que operan en su territorio. Cada sector (petróleo y gas, minería, banca, finanzas corporativas, etc.) tendrá su propio conjunto de normas, reglamentos y requisitos legales que las empresas deben cumplir.
Cumplimiento anual de las entidades en Ecuador: ¿Qué normas de cumplimiento deben seguir las empresas?
En general, todas las empresas -independientemente del sector- están obligadas a cumplir el siguiente conjunto de normas y reglamentos.
Requisitos de cumplimiento financiero
Presentación de los estados financieros anuales. La presentación de los estados financieros es importante para los accionistas, para que entiendan la actividad económica de la empresa. También es necesario comunicar a los accionistas, en las asambleas anuales, los detalles sobre los beneficios globales de la empresa, los ingresos brutos frente a los netos, los gastos de explotación, etc. La información financiera también debe enviarse a la autoridad fiscal ecuatoriana cada año.
Requisitos de cumplimiento de la empresa
El cumplimiento anual de las entidades en Ecuador requiere que los siguientes temas sean discutidos y resueltos en la asamblea anual de accionistas de una sociedad:
Informe estratégico anual
La dirección de la empresa tiene la obligación de presentar a los accionistas un informe anual de sus actividades y su relación con los estados financieros de la empresa.
Es decir, deben explicar con detalle cuál ha sido la estrategia financiera a lo largo del año, en todos los aspectos de la empresa (laboral, marketing, ventas, etc.) Este informe es una parte obligatoria de la junta anual de accionistas. Después, los accionistas deben aprobar el informe.
Informe de pérdidas y ganancias
Los accionistas deben conocer los resultados financieros de la empresa en el último año. Los accionistas deben ser informados sobre cualquier nivel de beneficio (como por ejemplo, si fue superior o inferior a las previsiones) o por qué la empresa sufrió una pérdida trimestral.
Cumplimiento anual de la entidad en Ecuador: Divulgación de los accionistas extranjeros
Las normas de cumplimiento estipulan que se informe del número de accionistas extranjeros, así como de la cantidad de acciones de la empresa que poseen.
Cada año, una empresa debe proporcionar los nombres, nacionalidades e información de contacto de los accionistas extranjeros a las autoridades gubernamentales correspondientes. En caso de que un accionista sea una empresa extranjera y no un individuo, se debe informar del nombre, la nacionalidad y la información de contacto del representante del accionista institucional.
Informes a los organismos reguladores deben realizarse para el cumplimiento anual de la entidad
Las normas y reglamentos de cumplimiento también estipulan que una empresa debe llevar a cabo las siguientes acciones:
- Poner a disposición un informe en el que se detallen los debates y las decisiones ratificadas en la asamblea anual de accionistas
- Enviar todos los documentos de cumplimiento pertinentes a la Superintendencia
Estructura de la empresa
Dependiendo del tipo de estructura de la empresa (ya sea pública, de responsabilidad limitada, SAS, etc.) existen requisitos adicionales que deben cumplirse. Aquí es donde el secretario de la empresa vuelve a ser esencial, ya que será su deber informar a la dirección de la empresa sobre los elementos/acciones adicionales que serán necesarios para garantizar el cumplimiento corporativo.
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