As empresas que operam no México precisam de verificações regulares da integridade da entidade para garantir a conformidade com as normas mexicanas. Uma verificação da integridade da entidade no México serve como due diligence abrangente de que as empresas mexicanas precisam para evitar penalidades e manter a boa reputação perante as autoridades. As revisões anuais protegem sua subsidiária ou filial de riscos imprevistos após a formação da empresa no México. Este guia explica por que uma auditoria de conformidade proativa é uma prática comercial essencial e detalha as principais áreas de análise para qualquer empresa que opere no México.
Principais conclusões sobre uma verificação da saúde da entidade no México
| O que é um exame de saúde da entidade corporativa? | Uma verificação da integridade da entidade é um diagnóstico detalhado dos registros e arquivamentos estatutários de uma empresa. |
| Quais autoridades serão analisadas em um exame de saúde? | Ele verifica a conformidade com o SAT, o IMSS e o Registro Público de Comércio. |
| Quais são as principais áreas analisadas para uma empresa mexicana? | Conformidade legal e fiscal, embora AML, registro trabalhista e outros também sejam comuns. |
| Por que um exame de saúde é vital para uma boa governança corporativa? | Isso faz parte da due diligence para aquisições e também permite que você resolva problemas antes que as autoridades se envolvam. |
| Um exame de saúde examinará os documentos internos? | Uma verificação de integridade garante que todas as atas de reuniões corporativas sejam registradas adequadamente. |
A importância de um exame de saúde corporativo no México
Uma verificação da integridade da entidade é um diagnóstico abrangente dos registros e das obrigações estatutárias de uma empresa. Ele é projetado para identificar e corrigir quaisquer falhas de conformidade, como resoluções de acionistas não registradas ou pagamentos incorretos de previdência social, antes que possam resultar em penalidades significativas por parte das autoridades.
A verificação da integridade de uma entidade no México oferece uma due diligence corporativa abrangente de que as empresas mexicanas precisam para avaliar elementos críticos de conformidade. Essa análise, essencial para a verificação da entidade no México, examina as atividades fiscais, legais e operacionais para identificar discrepâncias que exigem correção.
Esse exame de saúde reflete o que, se for o caso, sua empresa precisa fazer para manter a conformidade com a legislação local. Às vezes, os diretores de uma empresa não conseguem avaliar com precisão o status geral de conformidade ou não possuem o conhecimento jurídico ou financeiro para entender seus requisitos de conformidade no México. Vale a pena contratar um auditor externo profissional para realizar essa análise em nome da empresa.
Principais áreas de uma verificação da saúde da entidade mexicana
Dica de especialista: Formalização de resoluções corporativas
De acordo com nossa experiência, uma lacuna de conformidade muito comum no México é a falta de formalização das resoluções corporativas. Não é suficiente que os acionistas simplesmente concordem com uma decisão. Todos os principais atos corporativos, como a aprovação das demonstrações financeiras anuais, a nomeação de um novo diretor ou a declaração de dividendos, devem ser documentados nas atas de uma reunião formal de acionistas (Asamblea de Accionistas).
Essas atas devem então ser registradas no livro de atas corporativo oficial e lacrado. Uma verificação de integridade deve incluir uma análise completa desses livros para garantir que haja um registro completo e ininterrupto das decisões corporativas, pois isso é essencial para a validade legal e a boa governança.
1. Revisão de registros corporativos e notariais
Essa auditoria verifica se a escritura pública da empresa está corretamente registrada e se todas as resoluções das assembleias de acionistas foram devidamente registradas nos livros corporativos oficiais.
2. Conformidade fiscal com o SAT
Isso envolve uma análise abrangente de todas as declarações fiscais mensais e anuais (ISR, IVA) e dos registros contábeis eletrônicos enviados ao SAT para confirmar a precisão e a pontualidade.
3. Conformidade trabalhista e previdenciária com o IMSS
Essa análise verifica se a empresa está corretamente registrada como empregadora no IMSS e se todas as contribuições mensais para a previdência social e o fundo de habitação (INFONAVIT) foram pagas.
4. Investimento estrangeiro e conformidade com a proteção de dados
Essa verificação verifica se todos os relatórios exigidos foram arquivados no Registro Nacional de Investimentos Estrangeiros e se a empresa está cumprindo as leis federais de proteção de dados.
Componentes principais da verificação de conformidade no México:
As verificações analisam todas as atividades fiscais, legais e outras atividades operacionais de uma empresa e levantam quaisquer discrepâncias ou problemas a serem corrigidos. Isso inclui:
- Avaliação do contexto comercial da empresa – há algum requisito específico que a empresa deva cumprir em relação ao seu setor ou atividade?
- Requisitos específicos do setor de acordo com a legislação mexicana
- Revisão de arquivos de registro, atas de reuniões e registros estatutários
- Documentação do Registro Público de Comércio (RPC)
- Avaliação de finanças, pagamentos de previdência social e outros impostos.
- Obrigações SAT, pagamentos de seguridade social (IMSS/INFONAVIT).
Quando devo fazer um exame de saúde da entidade para minha empresa?
A due diligence jurídica de rotina no México é essencial para você:
- Demonstrar a possíveis parceiros e clientes que você está trabalhando em total conformidade com as regulamentações do México
- Verificar o status de uma empresa antes de adquiri-la ou fazer uma fusão com ela
- Solicitar um empréstimo ou outro tipo de financiamento.
DICA DO ESPECIALISTA: Agende a verificação da saúde da sua entidade em fevereiro ou no início de março para ter tempo de fazer as correções antes do prazo final de 30 de abril para as assembleias ordinárias de acionistas exigidas pela Lei Societária Mexicana (LGSM).
Conformidade corporativa no México
A conformidade corporativa no México é dividida em várias áreas.
Objetivos comerciais: A empresa segue sua visão inicial e mantém suas políticas empresariais? A empresa deve seguir as estratégias e os planos estabelecidos em suas próprias políticas e constituição. As empresas devem seguir seus estatutos sociais arquivados no Registro Público de Comércio. Qualquer desvio requer alteração formal por meio de resolução dos acionistas.
Os requisitos de due diligence jurídica no México incluem: revisões de contratos com contrapartes mexicanas, manutenção de livros corporativos, contratos de locação em conformidade com o Código Civil mexicano, registros de propriedade intelectual no IMPI e contratos de trabalho em conformidade com a Lei Federal do Trabalho (LFT).
Finanças e fluxo de caixa: A empresa deve fazer revisões regulares de suas finanças e contabilidade. Isso é essencial para a tomada de decisões dos diretores e membros do conselho. Os especialistas financeiros da empresa devem garantir que o fluxo de caixa atenda aos requisitos para gerar um fluxo de caixa positivo. As empresas mexicanas devem manter uma contabilidade eletrônica (contabilidad electrónica) para o SAT e gerenciar adequadamente as faturas de CFDI.
Recursos humanos: Para muitas empresas, as pessoas são seu ativo mais importante. Portanto, uma verificação detalhada da saúde da entidade também deve incluir um plano para o desenvolvimento ideal das práticas de recursos humanos para encontrar e gerenciar as melhores pessoas para administrar o negócio. As práticas de RH devem estar alinhadas com a Ley Federal del Trabajo (Lei Federal do Trabalho), os requisitos de registro do IMSS e do INFONAVIT e as obrigações de participação nos lucros (PTU).
Requisitos de conformidade legal
Juntamente com a conformidade corporativa, uma empresa deve cumprir duas áreas principais que são vitais para o funcionamento adequado da empresa: conformidade legal e fiscal.
É fundamental revisar regularmente a atividade corporativa legal da empresa no México. A documentação que se enquadra nessa área de verificação da saúde de uma entidade no México inclui (mas não se limita a):
- contratos assinados com terceiros
- livros corporativos (incluindo atas e outras notas de reuniões de acionistas)
- locadores ou agências de aluguel
- contratos de propriedade intelectual ou registros de marcas comerciais.
Documentação jurídica essencial:
Due diligence corporativa O México exige a revisão regular de:
- Atas de reuniões de acionistas – Devem ser reconhecidas em cartório e registradas
- Documentos de procuração – Válidos e devidamente registrados
- Atualizações do estatuto corporativo – Refletindo as operações atuais
- Registros de marcas registradas – Status ativo no IMPI
No México, todas as empresas devem realizar uma assembleia geral de acionistas uma vez por ano. Para isso, todas as informações relativas ao aumento do capital social, à admissão de novos acionistas e a outros acordos firmados na assembleia devem ser declaradas e reconhecidas em cartório para cumprir as normas corporativas mexicanas.
Requisitos de conformidade fiscal
A verificação da entidade fiscal mexicana representa o componente mais importante, incluindo a auditoria completa do status de conformidade doSAT.
O SAT produz uma certificação de regularidade para uma empresa, chamada “Opinión Del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales”. Essa certificação confirma se a empresa está ou não em total conformidade com todas as contribuições fiscais obrigatórias no México. Se for o caso, ela descreverá quaisquer obrigações fiscais pendentes que a empresa não tenha cumprido.
Uma certificação negativa pode afetar a pontuação de crédito de uma empresa e resultar em visitas das autoridades fiscais, multas, sobretaxas e outras complicações.
Principais prazos fiscais:
As empresas mexicanas devem cumprir prazos fiscais críticos, incluindo declarações mensais até o dia 17 de cada mês, declarações de impostos anuais até 31 de março e pagamentos provisórios de ISR e declarações de IVA mensalmente até o dia 17.
DICA DO ESPECIALISTA: Solicite seu parecer de conformidade com o SAT trimestralmente. Pareceres negativos afetam as classificações de crédito e provocam auditorias de autoridades fiscais. O certificado expira após 30 dias, portanto, o tempo é importante para as transações.”
Para a verificação da integridade da entidade fiscal no México, é importante ter em mente que, para qualquer atividade legal, como liquidação, dissolução e fusão, a empresa deve estar em total conformidade com suas obrigações fiscais para poder prosseguir.
Perguntas frequentes: Verificação da saúde da entidade no México
1. Por que o senhor deve fazer um exame de saúde da entidade?
As verificações de integridade da entidade oferecem benefícios essenciais de due diligence no México, incluindo a redução de risco para penalidades que variam de MXN 1.400 a MXN 34.730 por violação.
As principais vantagens de realizar uma verificação da integridade da entidade incluem:
- Permitir que os executivos saibam como os negócios estão sendo gerenciados
- Para reduzir os riscos de penalidades e reputação negativa
- Para reduzir os riscos da transação
2. Quais são as etapas de uma verificação de integridade da entidade?
A realização de uma verificação bem-sucedida da integridade da entidade envolve as três etapas principais a seguir:
1. Coleta de informações
Ao realizar uma verificação da integridade da entidade, será necessário coletar uma grande quantidade de informações. Isso incluirá a coleta de dados dos departamentos operacional, jurídico, contábil e administrativo de sua empresa.
Observe que uma prática recomendada que muitas empresas estão adotando é a criação de um departamento de conformidade ou auditoria, encarregado de centralizar informações importantes da empresa, o que facilita essa primeira etapa.
2. Validação de informações
Os procedimentos de verificação de conformidade no México incluem: referência cruzada com os bancos de dados do SAT, verificação com o Registro Público de Comércio, confirmação do status do IMSS e do INFONAVIT e validação de licenças com as autoridades relevantes.
3. Manutenção de registros
Os registros de todos os documentos e avaliações feitos durante a verificação da integridade da entidade não só serão valiosos para serem apresentados às autoridades fiscais em caso de inspeção, mas também durante futuras verificações da integridade da entidade. Em alguns casos, manter esses registros é uma obrigação legal, devido às leis destinadas a evitar a lavagem de dinheiro. Mantenha os registros por, no mínimo, 5 anos (documentação fiscal), duração do emprego mais 1 ano (registros trabalhistas) e retenção permanente (livros corporativos).
3. O que acontece em uma verificação de integridade da entidade?
A due diligence legal abrangente do México examina: O status de conformidade fiscal do SAT, o histórico de pagamentos do IMSS/INFONAVIT, a manutenção de livros corporativos, a precisão da declaração mensal de impostos, as renovações de certificados e licenças, a preparação de demonstrativos financeiros e os envios de relatórios anuais.
4. Quem pode realizar um exame de saúde da entidade no México?
As verificações de integridade da entidade exigem: auditores certificados independentes (Contador Público Certificado), conhecimento da legislação societária mexicana (LGSM), consultores fiscais autorizados pelo SAT e experiência com as autoridades mexicanas. Escolha auditores registrados no Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) para ter credibilidade junto às autoridades fiscais.
5. O que é o SAT?
O SAT (Servicio de Administración Tributaria) é o Serviço de Administração Tributária, a autoridade tributária federal do México. Uma verificação de saúde garante que todos os registros de imposto de renda (ISR) e IVA (IVA) estejam atualizados.
6. O que é o IMSS?
O IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) é o Instituto Mexicano de Seguridade Social. Um exame de saúde verifica se a empresa está registrada corretamente e se fez todas as contribuições mensais obrigatórias para seus funcionários.
7. O que é o Registro Público de Comércio?
O Registro Público de Comércio é onde a escritura pública de incorporação da empresa e outros atos corporativos importantes são arquivados. Um exame de saúde verifica o status da empresa no registro.
8. Qual é o principal registro de investimento estrangeiro que você deve verificar?
Para empresas com investimento estrangeiro, um ponto importante de conformidade é o preenchimento de relatórios trimestrais e anuais no Registro Nacional de Investimentos Estrangeiros (RNIE). Um exame de saúde verifica se esses relatórios econômicos foram enviados dentro do prazo.
Dicas de conformidade específicas do setor
As empresas de manufatura que operam como maquiladoras precisam de revisões trimestrais de conformidade com o IMMEX, preparação de auditoria alfandegária e documentação de preços de transferência. As empresas de serviços devem garantir a conformidade com o imposto sobre serviços profissionais, atender aos requisitos de IVA para serviços digitais e concluir o registro de prestadores de serviços estrangeiros. As operações de varejo exigem conformidade com o PROFECO para proteção do consumidor, faturamento eletrônico por meio do CFDI e adesão aos limites de transações em dinheiro.
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A due diligence corporativa profissional no México exige auditores experientes e familiarizados com as normas mexicanas. A realização de verificações rotineiras da integridade da entidade protege sua empresa contra penalidades impostas pelo SAT, IMSS e outras instituições governamentais.
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