Conformidade corporativa em Porto Rico: Um guia para empresas

Quais são os requisitos de conformidade fiscal anual da entidade? — As empresas em Porto Rico têm até o 15º dia do quarto mês após o encerramento do ano fiscal para enviar sua declaração anual de imposto de renda.

Quais são os requisitos anuais de conformidade legal da entidade? — A assembleia geral ordinária de acionistas deve ser realizada dentro de cinco meses após o encerramento do ano fiscal e até o prazo final de 15 de abril em Porto Rico.

Quais são as nomeações estatutárias comuns que as empresas fazem em Porto Rico? — Um representante legal nomeado que será pessoalmente responsável, tanto legal quanto financeiramente, pelo bom funcionamento e pela situação da empresa. • • Se você estiver entre as entidades obrigadas a nomear um auditor fiscal, também deverá fazer essa nomeação.

Você precisa de algum certificado? — Um Certificado de Regularidade é essencial para muitas operações comerciais.

Principais requisitos de conformidade anual em Porto Rico

Toda corporação autorizada a fazer negócios no território dos EUA deve manter um escritório físico e pelo menos um agente residente na ilha.

• Agente residente: O agente residente pode ser uma pessoa física residente em Porto Rico ou uma pessoa jurídica organizada de acordo com as leis da ilha ou autorizada a fazer negócios lá. O agente é responsável por representar a empresa. Ele receberá e processará qualquer comunicação oficial
• Endereço legal: Uma empresa deve registrar um endereço legal em Porto Rico para operar, passar por inspeções e receber notificações oficiais.

1. Arquivamento do relatório corporativo anual

Toda corporação deve apresentar um relatório anual ao Departamento de Estado até 15 de abril de cada ano. Esse relatório confirma as informações atuais da empresa e deve ser acompanhado de uma taxa.

Dica de especialista: O prazo final de 15 de abril

De acordo com nossa experiência, o prazo de 15 de abril para o Relatório Anual é rigoroso. Embora possam ser solicitadas extensões (geralmente até junho), elas devem ser apresentadas antes do vencimento do prazo original. Muitas empresas estrangeiras confundem esse prazo com os prazos de declaração de impostos. Aconselhamos os clientes a tratar o Relatório Anual Corporativo como um marco crítico separado. Se você tiver uma LLC, observe que você também tem uma taxa anual (Derechos Anuales) a pagar, mesmo que os requisitos de relatório sejam ligeiramente diferentes dos de uma corporação.

2. Manutenção de um agente registrado

As empresas devem manter continuamente um agente registrado com um endereço físico em Porto Rico. Esse agente é o ponto de contato oficial para avisos legais e governamentais.

3. Cumprimento das obrigações fiscais

As empresas devem apresentar uma declaração anual de imposto de renda corporativo ao Departamento de Fazenda de Porto Rico (Departamento de Hacienda). Elas também são responsáveis por coletar e remeter o imposto sobre vendas e uso (IVU).

4. Realização de reuniões anuais

As empresas são obrigadas a realizar reuniões anuais tanto para os acionistas quanto para o conselho de administração. As atas dessas reuniões devem ser mantidas como parte dos registros corporativos oficiais.

5. Obtenção de uma licença comercial municipal (Patente Municipal)

Todas as empresas devem obter e renovar uma licença municipal de negócios no município em que operam. Essa licença está sujeita a um imposto com base no volume de negócios da empresa.

O papel do Departamento de Estado

O Departamento de Estado de Porto Rico é a entidade governamental responsável pelo registro e regulamentação de empresas. Todas as pessoas jurídicas devem apresentar seus artigos de incorporação e relatórios corporativos anuais a esse departamento. Ele também emite documentos oficiais, como o Certificate of Good Standing (Certificado de Regularidade), que confirma o status de conformidade de uma empresa. Todas as empresas devem apresentar um relatório anual ao Departamento de Estado até 15 de abril de cada ano, ou no próximo dia útil se for um fim de semana ou feriado, contendo as seguintes informações:

• Nome e número de registro da incorporação
• Endereço físico e de correspondência do escritório designado
• Nome e endereço físico do agente residente
• Nome e endereço postal de pelo menos dois diretores da corporação que estejam em um escritório estabelecido na data de apresentação do relatório, incluindo o do diretor que assina o relatório, e as datas de expiração de seus respectivos cargos
• O relatório deve conter uma declaração da situação econômica da corporação no encerramento das operações durante o ano civil anterior
• Se o volume de negócios da corporação for superior a US$ 3 milhões, esse relatório deverá ser auditado por um contador público certificado licenciado em Porto Rico
• O relatório deve ser assinado por um funcionário autorizado, um diretor ou incorporador

As LLCs não precisarão apresentar um relatório anual ao Departamento de Estado. Elas só pagarão taxas anuais no valor de US$ 150 até 15 de abril de cada ano, ou no próximo dia útil se for final de ano ou feriado.

As consequências da má reputação

Se uma corporação não apresentar seu Relatório Anual por dois anos consecutivos, o Secretário de Estado está autorizado a revogar seu Certificado de Incorporação. Uma vez revogado, a entidade perde sua capacidade legal de processar, firmar contratos ou defender-se em juízo. A reintegração é possível, mas envolve o pagamento de todas as taxas atrasadas, além de penalidades substanciais.

Obrigações fiscais para empresas em Porto Rico

As empresas que operam em Porto Rico devem obter um número de registro de comerciante no Departamento do Tesouro e declarar todas as transações financeiras para determinar quais impostos devem ser pagos.

Os quatro principais impostos que qualquer tipo de entidade deve declarar e pagar são:

Fiscal — Declaração à repartição de finanças

Imposto de renda: Um imposto máximo de 39% é aplicado aos ganhos obtidos a cada ano. — Ela deve ser apresentada anualmente, até o 15º dia do quarto mês após o encerramento do ano tributável.

Imposto sobre propriedade pessoal: A taxa máxima de imposto é de 9,83% e varia de acordo com o município em que a entidade está localizada. — Ele deve ser apresentado anualmente, até 15 de maio do ano seguinte ao ano tributável.

Patente municipal: Um imposto de 0,5% é aplicado às operações de empresas não financeiras, e um máximo de 1,5% para empresas financeiras. — Ele deve ser declarado todos os anos, até o quinto dia após 15 de abril do ano tributável, juntamente com a declaração de imposto de renda.

IVU: um imposto de 11,5% é aplicado às faturas da empresa, que deve ser retido e pago ao Departamento do Tesouro. — Todos os impostos retidos na fonte devem ser declarados e pagos até o dia 22 do mês seguinte.

Quais normas trabalhistas devem ser seguidas em Porto Rico?

Os executivos estrangeiros que fazem negócios em Porto Rico devem cumprir as normas trabalhistas do território. Esses regulamentos incluem:

• O salário mínimo nacional é de US$ 10,50 por hora (a partir de julho de 2024)
• As empresas são obrigadas a pagar o décimo terceiro salário de dezembro se o empregado atender aos requisitos estabelecidos
• O horário de trabalho padrão é de 8 horas por dia
• Os funcionários têm direito a férias remuneradas e dias de licença médica, dependendo de sua jornada de trabalho semanal

Quando uma empresa contrata um novo funcionário, ela deve se registrar no Departamento de Trabalho e Recursos Humanos, na Administração da Previdência Social, no Departamento do Tesouro e na Comissão do Fundo de Seguro do Estado. Além disso, as contribuições estabelecidas pelas leis trabalhistas de Porto Rico serão calculadas com base no salário de cada funcionário, da seguinte forma:

Contribuições do empregador — Contribuições do empregador (%)

Previdência Social — 6.2%

Medicare — 1.45%

Desemprego estadual • • Desemprego federal — Até 4,4% +1% • • 0,6%

Deficiência • • Política do CFSE — 0,3% • • 0,7%

TOTAL — 14,65% (calculado com base no salário do funcionário)

Tipos de empresas

Os executivos estrangeiros que desejam entrar no mercado porto-riquenho devem decidir que tipo de constituição de empresa melhor atenderá às suas necessidades. Em seguida, devem preparar todos os documentos e requisitos necessários para registrar sua empresa no Departamento de Estado de Porto Rico. Os tipos de empresa mais comuns em Porto Rico são:

• Limited Liability Company (LLC): Esse é o tipo mais comum de empresa. Para criá-la, você precisa de uma ou mais pessoas.
• Sociedade anônima: Em uma sociedade anônima, o capital social pode ser dividido em ações que podem ser transferidas. Nesse tipo de empresa, os sócios não são pessoalmente responsáveis pelas dívidas da empresa. É necessário um mínimo de 3 acionistas e não há limite máximo. As corporações podem ser classificadas em corporações nacionais e estrangeiras, e corporações com ou sem fins lucrativos.
• Corporações domésticas: São aquelas criadas de acordo com a Lei Geral de Corporações de Porto Rico. Ou seja, são empresas de Porto Rico.
• Corporações estrangeiras: As entidades que foram criadas em outra jurisdição. Para que uma empresa estrangeira opere no território da ilha, as empresas estrangeiras devem obter autorização do Departamento de Estado de Porto Rico apresentando os seguintes documentos: Um certificado de existência ou equivalente de sua jurisdição de origem, com no máximo 3 meses de validade O nome e o endereço do representante da corporação que reside em Porto Rico Documentos que mostram os ativos e passivos da corporação Documentos que mostrem o tipo de negócio que a corporação planeja realizar em Porto Rico Nomes e endereços comerciais de seus diretores atuais. Quaisquer outros documentos ou dados que a empresa acredite que deva incluir no relatório de registro
• Corporações com fins lucrativos: São corporações nacionais ou estrangeiras em que os proprietários obtêm benefícios econômicos de sua operação com base em sua participação no negócio.
• Corporações sem fins lucrativos: São corporações nacionais ou estrangeiras nas quais os lucros de sua operação, se houver, são usados para promovê-la.
• Empresa de benefício social: São corporações nacionais ou estrangeiras que têm um aspecto de benefício social em seus negócios, ou seja, seu objetivo não é gerar lucros líquidos, mas se houver lucro líquido, ele poderá ser distribuído aos seus proprietários.
• Parcerias: Onde a empresa principal regula as regras e assume as responsabilidades perante terceiros.

Depois que a empresa é registrada, os empresários devem cumprir os requisitos de conformidade corporativa estabelecidos em Porto Rico. Alguns desses requisitos incluem: solicitar o número de identificação do empregador, registrar-se no Departamento do Tesouro, solicitar o Registro do Comerciante e abrir uma conta bancária corporativa.

Perguntas frequentes sobre conformidade corporativa em Porto Rico

Com base em nossa ampla experiência, estas são as perguntas e dúvidas comuns de nossos clientes sobre conformidade legal de entidades em Porto Rico:

1. Quais são as nomeações estatutárias comuns para uma empresa em Porto Rico?

A seguir, você encontrará as nomeações estatutárias mais comuns para pessoas jurídicas porto-riquenhas: – Um representante legal nomeado que será pessoalmente responsável, tanto jurídica quanto financeiramente, pelo bom funcionamento e pela situação da empresa. Ele deve ser um cidadão local ou um estrangeiro com o direito de viver/trabalhar no país.

2. É necessário um endereço de escritório registrado para uma pessoa jurídica em Porto Rico?

Sim, um endereço de escritório registrado ou endereço fiscal local é necessário para todas as entidades em Porto Rico para o recebimento de correspondência legal e visitas do governo.

3. Quando um auditor fiscal deve ser nomeado em Porto Rico?

Se você estiver entre as entidades obrigadas a nomear um auditor fiscal, deverá enviar essa nomeação antes do 15º dia do quarto mês após o encerramento do ano fiscal e até o prazo final de 15 de abril em Porto Rico.

4. Quando uma empresa deve realizar uma assembleia geral de acionistas em Porto Rico?

A assembleia geral ordinária de acionistas deve ser realizada dentro de cinco meses após o encerramento do ano fiscal e até o prazo final de 15 de abril em Porto Rico.

5. Qual é o prazo para as empresas apresentarem sua declaração anual de imposto de renda em Porto Rico?

As empresas em Porto Rico têm até o 15º dia do quarto mês após o encerramento do ano fiscal para enviar sua declaração anual de imposto de renda, que será até o prazo final de 15 de abril.

Quais informações estão incluídas no relatório corporativo anual?

O relatório corporativo anual confirma informações básicas sobre a empresa. Isso inclui o nome da corporação, o agente registrado e o endereço, os nomes e endereços de seus diretores e executivos e o nome da pessoa que preenche o relatório.

Qual é a função de um agente registrado?

Um agente registrado é um requisito obrigatório. Essa pessoa ou empresa, com endereço físico em Porto Rico, é designada para receber correspondência oficial legal e fiscal em nome da corporação.

Qual é a alíquota do imposto de renda corporativo em Porto Rico?

O sistema de imposto de renda corporativo em Porto Rico inclui um imposto normal e uma sobretaxa. A alíquota efetiva total pode chegar a 37,5%. No entanto, Porto Rico oferece incentivos fiscais significativos por meio de programas como o Act 60, que pode reduzir drasticamente a obrigação fiscal para empresas de serviços de exportação e manufatura qualificadas.

Como você obtém um Certificado de Regularidade?

O Certificado de Regularidade é obtido por meio de uma solicitação ao Departamento de Estado. O certificado só será emitido se a corporação tiver apresentado todos os seus relatórios anuais e pago todas as taxas associadas. Esse documento é frequentemente exigido por bancos e para contratos governamentais.

O que é a renovação da licença municipal?

A “Patente Municipal” é um imposto sobre o volume bruto de negócios. Uma declaração provisória deve ser apresentada logo após o início das operações e, em seguida, renovada anualmente (geralmente até abril) com o município específico onde o escritório está localizado.

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