7 Consejos para Hacer Negocios en Colombia Bajo las Restricciones del Covid-19

Utilice estos 7 consejos prácticos para hacer o continuar haciendo negocios en Colombia durante las inciertas y desafiantes condiciones actuales.

El gobierno colombiano ha implementado varios Decretos y Circulares temporales para gestionar las operaciones comerciales y tensiones en los flujos de caja de las empresas y contrarrestar la propagación del COVID-19.

En la actualidad, estas medidas se consideran temporales y no hay intención de imponer cambios permanentes en la forma de hacer negocios durante este tiempo.

Hacer negocios en Colombia: Desafíos y consejos

La semana pasada, el Director General de Biz Latin Hub, Craig Dempsey, participó en el seminario web “Implicaciones comerciales del COVID-19 en Colombia”, evento organizado por el Consejo Empresarial de Australia-Colombia (ACBC) y el Consejo Empresarial de Australia-América Latina (ALABC). Como parte de su presentación, Craig brindó consejos prácticos clave para apoyar a las empresas que han experimentado retrasos o que no pueden seguir adelante con su plan de negocios original.

Tenga en cuenta la siguiente información y directrices para continuar haciendo negocios en Colombia bajo las actuales restricciones temporales.

1. Contratar personal a través de una PEO para evitar problemas de visado y creación de empresas

Restricciones temporales de visado

Mientras las fronteras de Colombia permanezcan cerradas, las empresas no podrán obtener visas de trabajo para los extranjeros que se encuentren actualmente fuera del país. Esto es un reto para las empresas en medio de procesos de contratación, cuyos candidatos no estaban dentro de las fronteras de Colombia en el momento en que cerraron.

Las empresas que hacen negocios en Colombia pueden optar por tratar de encontrar personal local por iniciativa propia. Sin embargo, para las que se enfrentan a una barrera lingüística o con poco conocimiento de la mano de obra local y las expectativas de los empleados y el gobierno, esto puede resultar difícil.

Cuestiones relativas a la constitución de empresas

En la actualidad, las empresas no pueden constituirse en Colombia. Por lo general, existe un proceso accesible en línea para la constitución de sociedades que normalmente puede ser realizado por un representante legal colombiano.

Sin embargo, un elemento crucial del proceso de constitución de sociedades es la solicitud de identificación fiscal -también conocida como RUT- a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En la actualidad, la DIAN no está aceptando solicitudes de RUT durante este tiempo.

Solución recomendada

Una solución clave para seguir haciendo negocios en Colombia es contratar talento local a través de una Organización Profesional de Empleadores Profesionales (PEO) en Colombia.

Una PEO en Colombia puede ayudar a las empresas a contratar localmente y aliviar las cargas lingüísticas y burocráticas para el empleador. Al asociarse con una PEO a través de un “modelo de co-empleo”, la PEO se convierte en el “Empleador de Registro” para el personal contratado a los ojos del gobierno colombiano. La PEO puede contratar personal en nombre de la empresa y también puede asegurar que la empresa contratante cumple con las regulaciones locales de empleo para ese empleado. Una PEO en Colombia se encargará de los trámites pertinentes y gestionará la nómina y contribuciones sociales de los empleados de la empresa en Colombia.

Además, como organizaciones tradicionalmente grandes con un conocimiento clave del mercado local, las PEO tienen la capacidad de encontrar y reclutar los mejores talentos para su empresa.

2. Abra su cuenta bancaria en línea y elija su banco sabiamente

Las empresas pueden abrir una cuenta bancaria corporativa en Colombia durante este tiempo, pero depende del banco.

Los bancos están trabajando para aplicar plenamente los procedimientos en línea al abrir una cuenta bancaria corporativa en Colombia. Muchos bancos aceptan ahora copias digitales de los documentos necesarios para abrir una cuenta corporativa.

Sin embargo, cabe señalar que algunos bancos pueden seguir exigiendo copias físicas de los documentos. Asegúrese de encontrar un banco que realice un proceso de solicitud de cuenta bancaria totalmente en línea. Confirme con su representante legal local qué bancos ofrecen este servicio al hacer negocios en Colombia.

3. Gestione los riesgos de cambio de divisas con una cuenta de compensación

El mercado colombiano y su moneda, el peso (COP), son más volátiles durante este tiempo. El COP se ha depreciado significativamente.

Con una moneda fluctuante, las empresas no pueden prever fácilmente su flujo de caja y corren el riesgo de generar cantidades de ingresos más bajas.

La solución clave para evitar un flujo de caja imprevisible y evitar una mayor volatilidad del peso es establecer una cuenta de compensación. Esta es una cuenta corporativa establecida en Panamá, en la cual las compañías pueden recibir y mantener dólares americanos. Aunque la cuenta técnicamente se encuentra en Panamá, la cuenta de compensación se considera colombiana para fines administrativos.

Además, tenga en cuenta que las compañías pueden revisar los tipos de cambio establecidos en un contrato si la tasa fluctúa en más del 20% del monto acordado.

4. Negociar costos y ser persistente en los pagos pendientes

Es un momento crucial para que las empresas hagan todo lo posible por gestionar el riesgo empresarial minimizando los costes y recibiendo pagos en efectivo pendientes.

Negocie el alquiler, servicios públicos, contratos de impresión o limpieza y cualquier otro gasto regular en el que pueda incurrir y que su empresa no esté utilizando o no pueda utilizar en este momento. Basándose en las observaciones actuales, las empresas pueden negociar un descuento de entre el 10 y 30% en estos gastos.

Sea persistente en el seguimiento de los pagos pendientes. Su representante legal puede enviar una carta de requerimiento a los que deben pagar a la empresa.

Importante: Tenga en cuenta que en Colombia es difícil hacer cumplir los contratos que no están escritos en español. Si es necesario, prepare versiones en inglés y español de los contratos.

5. Tome nota de las prórrogas de los plazos administrativos o fecha límite

Las empresas que hacen negocios en Colombia deben renovar su licencia comercial cada año. Debido a las actuales restricciones a los negocios y menor capacidad de las instituciones gubernamentales, la Cámara de Comercio ha ampliado el plazo para que las empresas renueven su licencia comercial del 31 de marzo al 3 de junio.

También se han ampliado los plazos para la declaración de impuestos. Estos plazos ampliados difieren para cada empresa en función de su número de identificación fiscal. La información sobre los plazos específicos para la identificación de su empresa está disponible en la página web de la DIAN.

Las empresas también pueden llevar a cabo su Junta General de Accionistas en línea para cumplir con su obligación anual

6. Si es necesario, solicite una exención de residencia fiscal

La decisión de Colombia de cerrar sus fronteras significa que las personas que deciden hacer negocios en Colombia con visados temporales no pueden salir, aunque su visado esté caducando. Normalmente, las personas que permanecen en Colombia por más de 183 días deben empezar a pagar impuestos.

Las personas que se quedan dentro del país debido a estas circunstancias de “fuerza mayor” pueden solicitar la extensión de su visa a través de una “exención” de residencia. Esta ‘renuncia de residencia’ impide que los visitantes tengan derecho a pagar impuestos. Las exenciones pueden obtenerse caso por caso a través de una solicitud a la DIAN.

El Decreto 941 da a las autoridades colombianas 35 días hábiles para responder a las solicitudes de esta naturaleza.

Averigüe lo antes posible si usted o su personal tienen derecho a esta exención y solicítela con la mayor antelación posible.

7. Tome nota de los cambios en los procesos administrativos

Las instituciones gubernamentales están poniendo en práctica procesos en línea y digitales a fin de mejorar la facilidad de hacer negocios en Colombia. El país está invirtiendo en tecnología e innovación para lograrlo.

Muchos de los procedimientos obligatorios establecidos por la Cámara de Comercio pueden realizarse en línea.

Los notarios públicos, que desempeñan un papel importante en la constitución y liquidación de empresas y otros procedimientos, pueden seguir exigiendo la presencia física del propietario o representante legal de la empresa.

Por lo tanto, el representante legal de una empresa, con las credenciales adecuadas, puede satisfacer la mayoría de las necesidades administrativas de la empresa en línea.

Tenga paciencia con estas instituciones, espere alguna demora durante este tiempo y cuando sea necesario, opere con un representante legal local para evitar mayores contratiempos.

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