Las empresas que operan en México necesitan comprobaciones periódicas de la salud de la entidad para garantizar el cumplimiento de la normativa mexicana. Una revisión de la salud de la entidad en México sirve como diligencia debida exhaustiva que las empresas mexicanas necesitan para evitar sanciones y mantener una buena reputación ante las autoridades. Las revisiones anuales protegen a tu filial o sucursal de riesgos imprevistos después de constitución de la empresa en México. Esta guía explica por qué una auditoría de cumplimiento proactiva es una práctica empresarial fundamental y detalla las principales áreas de revisión para cualquier empresa que opere en México.
Puntos clave de una revisión de la salud de las entidades en México
| ¿Qué es un chequeo de la entidad corporativa? | Un chequeo de la salud de la entidad es un diagnóstico detallado de los registros y archivos legales de una empresa. |
| ¿Qué autoridades examinará el chequeo médico? | Verifica el cumplimiento ante el SAT, el IMSS y el Registro Público de Comercio. |
| ¿Cuáles son las áreas clave revisadas para una empresa mexicana? | Cumplimiento legal y fiscal, aunque también son comunes el AML, el registro laboral, etc. |
| ¿Por qué es vital un chequeo médico para un buen gobierno corporativo? | Forma parte de la diligencia debida en las adquisiciones y también te permite resolver los problemas antes de que intervengan las autoridades. |
| ¿Se examinarán los documentos internos en un chequeo médico? | Un control sanitario garantiza que todas las actas de las reuniones corporativas se registran correctamente. |
La importancia de un chequeo médico corporativo en México
Un chequeo de la salud de la entidad es un diagnóstico exhaustivo de los registros y obligaciones legales de una empresa. Está diseñado para identificar y rectificar cualquier fallo de cumplimiento, como resoluciones de accionistas no registradas o pagos incorrectos a la Seguridad Social, antes de que puedan dar lugar a sanciones importantes por parte de las autoridades.
Una verificación de la salud de la entidad en México proporciona la diligencia debida corporativa integral que las empresas de México necesitan para evaluar los elementos críticos de cumplimiento. Esta revisión, esencial para la verificación de la entidad en México, examina las actividades fiscales, legales y operativas para identificar discrepancias que requieran remediación.
Este chequeo refleja qué debe hacer tu empresa, si es que debe hacer algo, para seguir cumpliendo la legislación local. A veces, los directivos de una empresa no pueden evaluar con precisión el estado general de cumplimiento, o no poseen los conocimientos jurídicos o financieros necesarios para comprender sus requisitos de cumplimiento en México. Merece la pena contratar a un auditor externo profesional para que lleve a cabo esta revisión en nombre de la empresa.
Principales áreas de un chequeo de la salud de una entidad mexicana
Consejo de experto: Formalizar las resoluciones empresariales
Por nuestra experiencia, una laguna de cumplimiento muy común en México es la falta de formalización de los acuerdos corporativos. No basta con que los accionistas simplemente acuerden una decisión. Todos los actos corporativos importantes -como la aprobación de los estados financieros anuales, el nombramiento de un nuevo administrador o la declaración de dividendos- deben documentarse en el acta de una asamblea formal de accionistas (Asamblea de Accionistas).
Estas actas deben registrarse en el libro de actas oficial y sellado de la empresa. Un chequeo debe incluir una revisión exhaustiva de estos libros para garantizar que existe un registro completo e ininterrumpido de las decisiones corporativas, ya que esto es esencial para la validez legal y el buen gobierno.
1. Revisión de Registros Corporativos y Notariales
Esta auditoría verifica que la escritura pública de la empresa está correctamente registrada y que todos los acuerdos de las juntas de accionistas se han inscrito correctamente en los libros oficiales de la sociedad.
2. Cumplimiento fiscal con el SAT
Esto implica una revisión exhaustiva de todas las declaraciones mensuales y anuales de impuestos (ISR, IVA) y de los registros contables electrónicos presentados ante el SAT para confirmar su exactitud y oportunidad.
3. Cumplimiento laboral y de seguridad social ante el IMSS
En esta revisión se verifica que la empresa esté correctamente registrada como patrón ante el IMSS y que se hayan pagado todas las cuotas mensuales del fondo de seguridad social y vivienda (INFONAVIT).
4. Inversión extranjera y cumplimiento de la protección de datos
Esta comprobación verifica que se han presentado todos los informes requeridos ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y que la empresa cumple las leyes federales de protección de datos.
Componentes básicos del Control de Conformidad de México:
Las comprobaciones revisan todas las actividades fiscales, legales y otras actividades operativas de una empresa, y plantean cualquier discrepancia o problema que deba remediarse. Esto incluye
- Evaluar el contexto comercial de la empresa: ¿existen requisitos específicos que la empresa deba cumplir en función de su sector o actividad?
- Requisitos específicos del sector según la legislación mexicana
- Revisar los expedientes registrales, las actas de las reuniones y los registros reglamentarios
- Documentación del Registro Público de Comercio (RPC)
- Evaluar las finanzas, los pagos a la Seguridad Social y otros impuestos.
- Obligaciones con el SAT, pagos de seguridad social (IMSS/INFONAVIT).
¿Cuándo debo hacer un chequeo de la salud de mi empresa?
La diligencia debida legal rutinaria México resulta esencial para:
- Demostrar a socios y clientes potenciales que trabajas cumpliendo plenamente la normativa en México
- Comprobar la situación de una empresa antes de adquirirla o fusionarse con ella
- Solicitar un préstamo u otro tipo de financiación.
CONSEJO DE EXPERTO: Programa la revisión de la salud de tu entidad en febrero o a principios de marzo para tener tiempo de hacer correcciones antes de la fecha límite del 30 de abril para las asambleas ordinarias de accionistas que exige la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).
Cumplimiento corporativo en México
El cumplimiento corporativo en México se divide en varias áreas.
Objetivos empresariales: ¿Sigue la empresa su visión inicial y mantiene sus políticas empresariales? La empresa debe seguir las estrategias y planes establecidos en sus propias políticas y constitución. Las empresas deben seguir sus estatutos sociales depositados en el Registro Público de Comercio. Cualquier desviación requiere una modificación formal mediante resolución de los accionistas.
Los requisitos de diligencia debida legal en México incluyen: revisión de contratos con contrapartes mexicanas, mantenimiento de libros corporativos, contratos de arrendamiento que cumplan el Código Civil mexicano, registros de propiedad intelectual ante el IMPI y contratos laborales que sigan la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Finanzas y tesorería: La empresa debe revisar periódicamente sus finanzas y su contabilidad. Son esenciales para la toma de decisiones de los directores y miembros del consejo. Los expertos financieros de la empresa deben asegurarse de que el flujo de caja cumple los requisitos para generar un flujo de caja positivo. Las empresas mexicanas deben llevar una contabilidad electrónica para el SAT y gestionar adecuadamente las facturas del CFDI.
Recursos Humanos: Para muchas empresas, las personas son su activo más importante. Por tanto, un chequeo detallado de la salud de la entidad debe incluir también un plan de desarrollo óptimo de las prácticas de recursos humanos para encontrar y gestionar a las personas más adecuadas para dirigir la empresa. Las prácticas de RH deben alinearse con la Ley Federal del Trabajo, los requisitos de registro ante el IMSS y el INFONAVIT, y las obligaciones en materia de reparto de utilidades (PTU).
Requisitos de cumplimiento legal
Junto con el cumplimiento corporativo, una empresa debe cumplir dos áreas principales que son vitales para el buen funcionamiento de la empresa: el cumplimiento legal y el cumplimiento fiscal.
Es crucial revisar regularmente la actividad corporativa legal de la empresa en México. La documentación que entraría en esta área de la revisión de la salud de una entidad en México incluye (pero no se limita a):
- contratos firmados con terceros
- los libros de la empresa (incluidas las actas y otras notas de las juntas de accionistas)
- arrendadores o agencias de alquiler
- acuerdos de propiedad intelectual o registros de marcas.
Documentación jurídica esencial:
La diligencia debida corporativa México ordena la revisión periódica de:
- Actas de la junta de accionistas – Deben estar notariadas y registradas
- Documentos de poder – Válidos y debidamente registrados
- Actualizar los estatutos de la empresa – Reflejar las operaciones actuales
- Registros de marcas – Estado activo ante el IMPI
En México, todas las sociedades deben celebrar una asamblea ordinaria de accionistas una vez al año. Para ello, toda la información relativa al aumento del capital social, admisión de nuevos accionistas y demás acuerdos tomados en la asamblea deben constar y protocolizarse ante notario para cumplir con la normativa societaria mexicana.
Requisitos de cumplimiento fiscal
La verificación de la entidad México Fiscal representa el componente más crítico, incluyendo la auditoría completa del estado de cumplimientodel SAT.
El SAT expide una certificación de buena reputación a una empresa, denominada “Opinión Del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales”. Esta certificación confirma si la empresa está o no en pleno cumplimiento de todas las contribuciones fiscales obligatorias en México. En su caso, señalará las obligaciones fiscales pendientes que la empresa no haya cumplido.
Una certificación negativa puede afectar a la puntuación crediticia de una empresa y dar lugar a visitas de las autoridades fiscales, multas, recargos y otras complicaciones.
Plazos fiscales clave:
Las empresas mexicanas deben cumplir con plazos fiscales críticos, incluyendo declaraciones mensuales antes del día 17 de cada mes, declaraciones anuales de impuestos antes del 31 de marzo, y tanto pagos provisionales de ISR como declaraciones mensuales de IVA antes del día 17.
CONSEJO DE EXPERTO: Solicita trimestralmente tu dictamen de cumplimiento al SAT. Las opiniones negativas afectan a la calificación crediticia y provocan auditorías de las autoridades fiscales. El certificado caduca a los 30 días, así que el momento es importante para las transacciones”.
Para la comprobación de la salud de la entidad fiscal en México, es importante tener en cuenta que para cualquier actividad legal como la liquidación, disolución y fusión, la empresa debe estar totalmente al corriente de sus obligaciones fiscales para poder proceder.
Preguntas más frecuentes: Verificación de la salud de la entidad en México
1. ¿Por qué debe someterse a un chequeo de salud de la entidad?
Las comprobaciones de la salud de la entidad proporcionan beneficios esenciales de diligencia debida en México, incluida la reducción de riesgos por sanciones que oscilan entre 1.400 y 34.730 MXN por infracción.
Las principales ventajas de realizar un chequeo de la salud de la entidad incluyen:
- Permitir a los ejecutivos saber cómo se gestiona la empresa
- Reducir los riesgos de sanciones y de reputación negativa
- Reducir los riesgos de las transacciones
2. ¿Qué pasos hay que seguir para realizar un chequeo de la salud de la entidad?
Llevar a cabo con éxito un chequeo de la salud de la entidad implica los siguientes 3 pasos clave:
1. Recopilación de información
Al llevar a cabo un chequeo de la salud de la entidad, habrá que recopilar una gran cantidad de información. Esto incluirá la recopilación de datos de los departamentos de operaciones, jurídico, contable y administrativo de su empresa.
Tenga en cuenta que una de las mejores prácticas que están adoptando muchas empresas es la creación de un departamento de cumplimiento o auditoría, encargado de centralizar la información importante de la empresa, lo que facilita este primer paso.
2. Validación de la información
Los procedimientos de verificación de cumplimiento en México incluyen: referencias cruzadas con las bases de datos del SAT, verificación con el Registro Público de Comercio, confirmación del estatus ante el IMSS y el INFONAVIT, y validación de permisos con las autoridades correspondientes.
3. Conservación de registros
Los registros de todos los documentos y evaluaciones realizados durante el chequeo de la salud de su entidad no sólo serán valiosos para presentarlos a las autoridades fiscales en caso de inspección, sino también durante futuros chequeos de la salud de la entidad. En algunos casos, mantener dichos registros es una obligación legal, debido a las leyes diseñadas para prevenir el blanqueo de dinero. Mantén los registros durante 5 años como mínimo (documentación fiscal), la duración del empleo más 1 año (registros laborales) y la conservación permanente (libros corporativos).
3. ¿Qué ocurre en una comprobación de la salud de la entidad?
La debida diligencia legal integral México examina: Estado de cumplimiento fiscal del SAT, historial de pagos del IMSS/INFONAVIT, mantenimiento de libros corporativos, exactitud de la declaración mensual de impuestos, renovaciones de certificados y permisos, preparación de estados financieros y presentación de informes anuales.
4. ¿Quién puede realizar una revisión médica de la entidad en México?
Las comprobaciones de la salud de la entidad requieren: auditores certificados independientes (Contador Público Certificado), conocimiento de la legislación mexicana en materia de sociedades (LGSM), asesores fiscales autorizados por el SAT y experiencia con las autoridades mexicanas. Elige auditores registrados en el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) para tener credibilidad ante las autoridades fiscales.
5. ¿Qué es el SAT?
El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es el Servicio de Administración Tributaria, la autoridad fiscal federal de México. Una revisión de salud garantiza que todas las declaraciones del Impuesto sobre la Renta (ISR) y del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) están al día.
6. ¿Qué es el IMSS?
El IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) es el Instituto Mexicano del Seguro Social. En él se verifica que la empresa está correctamente inscrita y ha realizado todas las cotizaciones mensuales obligatorias de sus trabajadores.
7. ¿Qué es el Registro Público de Comercio?
El Registro Público de Comercio es donde se depositan la escritura pública de constitución de la empresa y otros actos societarios importantes. Un chequeo verifica la situación de la empresa en el registro.
8. ¿Cuál es la declaración de inversión extranjera clave que hay que comprobar?
Para las empresas con inversión extranjera, un punto clave de cumplimiento es la presentación de informes trimestrales y anuales ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (RNIE). Un chequeo verifica que estos informes económicos se han presentado a tiempo.
Consejos de cumplimiento específicos del sector
Las empresas manufactureras que operan como maquiladoras necesitan revisiones trimestrales de cumplimiento IMMEX, preparación de auditorías aduaneras y documentación sobre precios de transferencia. Las empresas de servicios deben garantizar el cumplimiento del impuesto sobre servicios profesionales, cumplir los requisitos del IVA sobre servicios digitales y completar el registro de proveedores de servicios extranjeros. Las operaciones minoristas requieren el cumplimiento de la PROFECO para la protección del consumidor, la facturación electrónica a través del CFDI y el cumplimiento de los límites de transacciones en efectivo.
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La diligencia debida corporativa profesional en México requiere auditores experimentados familiarizados con la normativa mexicana. Realizar comprobaciones rutinarias de la salud de la entidad protege a tu empresa de las sanciones impuestas por el SAT, el IMSS y otras instituciones gubernamentales.
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