Las revisiones de la salud de las entidades en Costa Rica protegen a las empresas de posibles riesgos durante las operaciones comerciales. Las empresas que adquieren o se fusionan con organizaciones locales deben realizar estas revisiones. Si estás iniciando un negocio en Costa Rica o has establecido una presencia comercial en el país, esta guía explica la importancia de los requisitos de diligencia debida en Costa Rica.
Datos clave: Chequeo de la salud de las entidades en Costa Rica
| Tema | Detalles |
|---|---|
| Tipos de chequeo | Revisión jurídica, auditoría fiscal, comprobación del cumplimiento laboral, revisión medioambiental |
| Principales ventajas | Reducción de riesgos, garantía de cumplimiento, protección de las transacciones, mejora de las operaciones |
| Estatuto jurídico | No lo exige la ley, pero es esencial para la protección de la empresa |
| Quién dirige | Auditor independiente con conocimientos del Código de Comercio de Costa Rica |
| Calendario estándar | 2-4 semanas revisión básica, 4-8 semanas auditoría detallada |
| Factores de coste | Tamaño de la empresa, alcance de las operaciones, lagunas de cumplimiento, tipo de industria |
| Leyes clave | Código de Comercio, Código Fiscal, Código Laboral, normas de propiedad de SUGIVAL |
| Mejor frecuencia | Anual para empresas activas, antes de transacciones o inversiones |
¿Qué es un chequeo médico de entidad en Costa Rica?
Un chequeo de la salud de la entidad en Costa Rica incluye una revisión legal y contable exhaustiva para determinar si una empresa cumple todas las normas y reglamentos locales, y verificar que los registros contables son exactos. Un chequeo de la salud de la entidad puede incluir el examen de distintos documentos societarios, como declaraciones fiscales, declaraciones de sociedades o licencias de funcionamiento.
Al realizar una comprobación de la salud de la entidad en Costa Rica al comprar o hacer negocios con una organización local, podrás identificar -e idealmente rectificar- cualquier incoherencia para proteger tus operaciones empresariales y evitar posibles sanciones impuestas por las autoridades locales.
Además de emprender esa diligencia debida antes de hacer un negocio en Costa Rica, también puedes realizar una autoverificación. Una medida de este tipo es especialmente útil si tu empresa ha experimentado un descenso de la productividad o de los beneficios, pero puede llevarse a cabo simplemente para verificar que todo funciona correctamente e identificar y eliminar posibles riesgos futuros que puedan llegar a afectar a las operaciones de tu empresa.
Ten en cuenta que también puedes realizar un chequeo de la salud de la entidad en una filial o sucursal que opere en Costa Rica, para saber si existe algún tipo de incumplimiento o mala práctica empresarial que pueda repercutir en tu sede central o en operaciones más amplias.
Due Diligence Costa Rica: Tipos de chequeo médico
Los siguientes tipos de chequeo corporativo pueden ser especialmente útiles, en función de tus objetivos:
Comprobación de la salud de la empresa a alto nivel: Este tipo de comprobación de la salud de la entidad examina de cerca las presentaciones de registro, los registros legales y las actas de las reuniones de una empresa para identificar problemas que puedan convertirse en posibles infracciones de la ley.
Análisis en profundidad de lagunas: Este tipo de chequeo de la salud de la entidad analiza las finanzas, las prácticas contables y los estados financieros de una empresa, para identificar lagunas en la gestión de los registros contables que puedan causar futuras sanciones legales.
Proceso de verificación de la salud de la entidad: 3 pasos
1. Recogida de información
Los equipos recopilan datos de los departamentos de operaciones, jurídico, contable y administrativo. La mejor práctica: Las empresas deben crear un departamento de cumplimiento para centralizar la información importante de la empresa.
2. Validación de la información
Los auditores revisan todos los documentos y cotejan los datos con las fuentes primarias para verificar la exactitud de los registros e identificar lagunas.
3. Mantenimiento de registros
Las empresas conservan documentación detallada para las inspecciones de las autoridades fiscales y futuros controles de salud. En algunos casos, el mantenimiento de registros es legalmente obligatorio en virtud de la normativa contra el blanqueo de dinero.
Due Diligence Legal Costa Rica
La diligencia debida legal Costa Rica verifica la situación legal de tu empresa según la legislación costarricense:
Comprobación de la estructura empresarial
- Cumplimiento del Registro Nacional: Verificación del estatus corporativo, capital y objeto social
- Cumplimiento del Código de Comercio: Gobierno corporativo, estructura del consejo, acuerdos entre accionistas
- Titularidad SUGERENTE: Divulgación del beneficiario efectivo final y actualizaciones anuales (obligatorio desde 2019)
Comprobación de la propiedad intelectual
- Registro SENAPI: Registro de marcas, patentes y derechos de autor
- Derechos de uso: Acuerdos de licencia de PI y permisos de uso
- Registro de dominios: titularidad y registro de dominios .cr
Revisión del contrato
- Acuerdos con proveedores: Revisión según el Código Civil costarricense
- Contratos de trabajo: Cumplimiento del Código Laboral
- Contratos inmobiliarios: Verificación de la propiedad y el arrendamiento
- Acuerdos de licencia: Validez de la licencia profesional y operativa
Evaluación de riesgos legales
- Búsqueda en bases de datos judiciales: Revisión de litigios pendientes o pasados
- Sanciones administrativas: Sanciones reglamentarias o revisión de advertencias
- Conflictos laborales: Verificación de quejas del MTSS (Ministerio de Trabajo)
- Contenciosos tributarios: Resultados de las auditorías y recursos del Ministerio de Hacienda
¿En qué consiste un chequeo de la salud de la entidad?
Una revisión de la salud de la entidad puede constar de varios elementos, y un proceso individual puede implicar a todos o sólo a algunos de ellos, en función de tus objetivos y necesidades. Un desglose habitual de la revisión consiste en realizar un chequeo de la salud de la entidad jurídica o fiscal. Las áreas cubiertas en cualquier tipo suelen incluir:
Cumplimiento corporativo: Un proceso de comprobación de la salud de la entidad verifica que todas las prácticas corporativas cumplen la normativa local. Esto incluye una revisión de las actas de las reuniones anuales para verificar si dichas reuniones se han celebrado y registrado de acuerdo con las normas establecidas en el código mercantil costarricense.
Cumplimiento fiscal: Un chequeo de la salud de la entidad en Costa Rica puede implicar el estudio y la comprobación de las declaraciones de impuestos realizadas ante la Dirección General de Tributación de Costa Rica, así como ante el municipio en el que esté radicada la entidad. Este proceso verificará el cumplimiento de la normativa sobre el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre la renta, entre otros gravámenes específicos de la empresa o el sector.
Cumplimiento laboral: Cuando un chequeo de salud de la entidad examine el cumplimiento laboral, se hará un estudio de los gustos de los pagos de seguridad social realizados a la Caja Costarricense de Seguro Social, así como una revisión de las pólizas de seguro de compensación de los trabajadores que se tienen con el Instituto Nacional de Seguros.
Además, también se evaluarán los procesos de contratación y despido de empleados y la documentación legal pertinente relacionada con la mano de obra. Ten en cuenta que incumplir la normativa laboral en Costa Rica puede acarrear graves sanciones, o incluso el cierre de tu empresa.
Requisitos de comprobación del cumplimiento en Costa Rica
Una comprobación completa del cumplimiento en Costa Rica abarca múltiples ámbitos normativos:
Revisión del cumplimiento fiscal
- Declaración de la renta: Comprobación con el Ministerio de Hacienda
- Cumplimiento del IVA: Verificación mensual y anual de la declaración del IVA
- Cumplimiento de impuestos municipales: Tasas de licencia comercial y patentes
- Facturación electrónica: Cumplimiento certificado de facturación electrónica (obligatorio para empresas con ingresos superiores a ₡3 millones).
Revisión del cumplimiento laboral
- Pagos de la CCSS: Comprobación y calendario de pagos de la Seguridad Social
- Bono de Navidad: Cumplimiento de Aguinaldo y cálculos correctos
- Tiempo de vacaciones: Cálculo y pago correcto de las vacaciones
- Cumplimiento de las indemnizaciones: Cálculo correcto de la indemnización y aportaciones al fondo
- Seguridad en el trabajo: Cumplimiento de los seguros laborales del INS
- Cumplimiento de la normativa de inmigración: Verificación del permiso de trabajo para empleados extranjeros
Cumplimiento municipal y local
- Licencias comerciales: Verificación de patentes municipales y licencias de funcionamiento
- Permisos de construcción: Cumplimiento de licencias de obras y reformas
- Certificados de incendios: Verificación del cumplimiento de la seguridad
- Permisos sanitarios: Requisitos del permiso sanitario del SENASA para los negocios aplicables
Preguntas frecuentes sobre el chequeo médico de una entidad en Costa Rica
¿Por qué debe someterse a un chequeo de salud de la entidad?
Un chequeo de la salud de la entidad ayuda a los ejecutivos a comprender cómo se gestiona el negocio, reduce el riesgo de sanciones y daños a la reputación, y minimiza los riesgos de transacción en eventos como fusiones o revisiones normativas.
¿Qué pasos hay que dar en un chequeo de la salud de la entidad?
Los tres pasos principales de un chequeo de la salud de una entidad son: (1) Recopilación de información de los departamentos jurídico, financiero y administrativo; (2) Validación de la información mediante comprobaciones cruzadas y revisión de documentos; y (3) Mantenimiento de registros, que garantiza el cumplimiento y ayuda en futuras auditorías o inspecciones.
¿Qué ocurre durante un chequeo de la salud de la entidad?
Un chequeo de la salud de la entidad suele implicar la revisión de las obligaciones financieras, las cotizaciones a la seguridad social, los contratos con terceros, los libros contables y corporativos, las declaraciones fiscales mensuales, los estados financieros y los balances para garantizar su cumplimiento y exactitud.
¿Quién puede realizar un chequeo médico de entidad en Costa Rica?
Los controles de salud de las entidades en Costa Rica deben ser realizados por un auditor totalmente independiente para garantizar la objetividad y el cumplimiento de las normas reguladoras locales.
¿Cuánto cuesta un chequeo médico de entidad en Costa Rica?
El coste oscila entre 2.500 y 15.000 dólares, dependiendo del tamaño de la empresa, el alcance de la revisión, el número de lagunas de cumplimiento, la normativa específica del sector y la urgencia de la revisión.
¿Cuánto dura un chequeo médico de entidad en Costa Rica?
Una comprobación estándar de la salud de la entidad tarda de 2 a 4 semanas, mientras que una auditoría completa puede tardar de 4 a 8 semanas. Las comprobaciones urgentes de transacciones pueden completarse en 1-2 semanas, con tasas adicionales.
¿Qué documentos se necesitan para un chequeo de la salud de la entidad?
Entre los documentos exigidos se incluyen los estatutos de la empresa, las declaraciones fiscales, los registros de empleados, los estados financieros, las licencias, los permisos y las declaraciones de titularidad real, como las exigidas por el SUGIVAL.
¿Qué ocurre si una empresa no supera un control de salud de la entidad en Costa Rica?
Las consecuencias de no superar un chequeo pueden ser multas de hasta 10 millones de yenes, el cierre temporal o definitivo de la empresa, la imposibilidad de realizar transacciones, daños a la reputación pública y la posible responsabilidad penal de los directivos de la empresa.
¿Con qué frecuencia deben las empresas realizar los controles de salud de las entidades en Costa Rica?
Se recomienda realizar comprobaciones de la salud de la entidad anualmente y, además, antes de las transacciones, después de problemas de cumplimiento, durante los cambios de propiedad o antes de ampliar las operaciones empresariales.
¿Pueden las empresas realizar controles sanitarios de las filiales costarricenses a distancia?
Sí, las empresas pueden realizar controles de salud a distancia de las filiales costarricenses, aunque es esencial la experiencia local para la interpretación de la normativa, el acceso a las bases de datos y la comunicación con las autoridades locales.
Biz Latin Hub puede realizar un chequeo de la salud de la entidad en Costa Rica
En Biz Latin Hub, nuestro equipo de especialistas multilingües en servicios jurídicos tiene un profundo conocimiento del marco normativo de Costa Rica y una amplia experiencia en la realización de comprobaciones de la salud de las entidades para empresas y ejecutivos que hacen negocios en el país. Con nuestra amplia cartera de servicios de contabilidad, representación comercial y back-office, estamos equipados para prestar un servicio de excelencia y podemos ser tu único punto de contacto para apoyar tus operaciones comerciales en Costa Rica o en cualquier otro de los 15 países de América Latina y el Caribe en los que estamos presentes.
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