Costa Rica tiene un entorno empresarial atractivo para la inversión extranjera directa (IED) lo que se refleja en el crecimiento económico de la región en los últimos años y el interés de los inversionistas por comenzar una empresa en el país. A diferencia de muchos países de Latinoamérica, existen limitadas diferencias en los requisitos legales, entre nacionales y extranjeros, cuando desean operan comercialmente en la región.
Asimismo, hay otros factores que hacen de Costa Rica un destino atractivo. El porcentaje de hablantes de ingles está muy por encima del resto de América Latina. Hay un mínimo cambio horario para muchos inversores estadounidenses (Costa Rica usa la zona horaria central de EE.UU.) y el país posee un alto nivel educativo.
Por lo tanto, comenzar una empresa en Costa Rica con el soporte local adecuado es sencillo. El gobierno avanza rápidamente hacia una digitalización de los procedimientos institucionales lo que hace posible completar en línea el proceso de registro de una empresa en Costa Rica. Sin embargo, todavía se recomienda trabajar con un profesional calificado que esté familiarizado con el proceso.
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Requisitos iniciales para comenzar una empresa en Costa Rica
No siempre es necesario crear una nueva empresa para iniciar un negocio en Costa Rica. Algunas empresas optan por incorporar una sucursal de una empresa extranjera. No obstante, es una buena idea formar una empresa local que le permita aseguras sus activos personales separándolo a usted de su negocio y teniendo un proceso de incorporación menos complicado.
Existen varias estructuras legales en Costa Rica que pueden usarse para satisfacer las necesidades y objetivos de su empresa. Los más utilizados son la Sociedad Anónima o S.A. y la Sociedad de Responsabilidad Limitada S.R.L. Entre estos dos tipos de empresas, la mayor diferencia radica en la administración: Una S.A. tiene una junta directiva mientras que una S.R.L. tiene un CEO o gerente general.
Para registrar su nueva empresa en Costa Rica, hay pocos requisitos. Lo único que usted necesita es un socio local que lo apoye durante todo el proceso de formación de empresa. No hay requisitos que dicten la cantidad mínima de capital inicial o incluso qué moneda se requiere por lo cual muchas compañías deciden suscribir su capital inicial en dólares americanos (USD).
Representación legal
La representación legal de la empresa dependerá de la estructura legal que elija. Cuando se trata de una Sociedad Anónima los puntos más importantes a considerar son:
- Se debe designar una junta directiva cuyos miembros también pueden ser representantes legales (no es necesario que lo sean) y pueden actuar conjunta o separadamente con los otros representantes.
- Como requisito mínimo, la junta directiva debe tener al menos un presidente, secretario y tesorero como miembros; se pueden agregar otras posiciones si se desea.
- Designar un fiscal para revisar las acciones de la junta directiva.
- Todos los miembros pueden ser extranjeros y pueden residir dentro o fuera de Costa Rica.
- Si ningún representante legal reside en Costa Rica, se debe designar un agente residente. El agente residente debe ser un abogado, cuya única función será recibir y responder a cualquier aviso legal.
En el caso de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), la representación la tiene un gerente con poder general con o sin limitaciones. Además, puede nombrar tantos gerentes como subgerentes, según lo desee.
Dirección de la empresa
Todas las empresas deben tener una dirección registrada denominada domicilio fiscal. En términos generales, esta será la misma dirección que usará para registrarse en las diversas instituciones gubernamentales locales y nacionales.
En el Ministerio de Finanzas, deberá presentar una dirección fiscal en la que pueda recibir la correspondencia. Para el CCSS, donde se registrará como empleador, la dirección debe ser la dirección real de la empresa. Los agentes concurrirán a verificar las condiciones de trabajo de los empleados de la empresa.
Administración de la empresa
La mayor ventaja de una S.R.L. en comparación con una S.A. se encuentra en la forma de administrar la empresa: Una S.A. requiere una junta directiva mientras que una S.R.L. no. Si bien los poderes otorgados al representante legal pueden ser suficientes para no requerir la aprobación de la junta directiva, también puede ser necesario la aprobación de la asamblea de socios para actuar en ciertas situaciones.
Con la S.R.L., la administración se rige por un solo administrador, a menos que la empresa esté configurada para tener más de uno. En algunos casos, se requerirá una reunión de accionistas.
Asambleas de Socios y Junta Directiva
En cuanto a los requisitos de la junta de accionistas, existen algunas restricciones impuestas por la ley, como por ejemplo, reunirse al menos una vez al año. Sin embargo, en la constitución de la empresa, puede estipular todos los requisitos o concesiones deseados. Por ejemplo, las reuniones se pueden realizar de forma remota.
Por otro lado, las reuniones para la junta directiva serán convocadas y presididas por el presidente en la forma y tiempo estipulado por los estatutos de la empresa.
Registros Contables y Legales
Todas las empresas deben mantener un registro de actas en los libros legales oficiales, junto con un registro de los accionistas. Estos libros siempre serán privados, pero deben estar disponibles para su revisión en caso de que un accionista o juez solicite verlos.
Asimismo, la empresa debe mantener registros contables de todas sus transacciones. No existe la obligación de presentar los registros contables con las declaraciones anuales, solo se solicitarán en el caso de una inspección. Deben mantenerse registros de los últimos diez años.
Obligaciones Fiscales
Con respecto a los requisitos fiscales de las empresas en Costa Rica, las empresas que realizan actividades comerciales deben pagar los siguientes impuestos:
- Personas jurídicas: Impuesto anual para todas las empresas, se paga inicialmente cuando se establece la empresa y luego al comienzo de cada año calendario.
- Renta. Esto varía del 10% al 30% dependiendo del nivel de ingresos de la empresa. Esto se declara y paga anualmente.
- Venta: Aplica solo para la venta de bienes, no servicios. Se declara y paga mensualmente y el vendedor debe cobrarlo en cada transacción.
Dependiendo de la actividad que se realice, existen otros tipos de impuestos que pueden ser aplicables. Por ejemplo, a los hoteles se les cobra un impuesto hotelero específico. Al mismo tiempo, existen beneficios fiscales que pueden solicitarse según el área de desempeño o el tamaño de la empresa.
Otros Requerimientos
Una vez que la empresa es incorporada al Registro Nacional usted deberá registrarse ante las siguientes entidades, antes de iniciar operaciones:
- Registrarse ante el Ministerio de Hacienda como contribuyente
- Ante el Fondo Costarricense de Seguridad Social
- Con el Instituto Nacional de Seguros
- Solicitar permisos municipales así como específicos para el área de incursión.
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Hay muchas oportunidades de negocios en Costa Rica, pero descubrir cómo comenzar puede ser una tarea desalentadora. Es por eso que sugerimos trabajar con un equipo local y experimentado que sepa cómo navegar los procesos burocráticos locales.
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