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A função de um secretário corporativo é essencial em qualquer corporação. Esses profissionais têm vários talentos e desempenham várias funções, mas seu trabalho mais importante é garantir que a organização para a qual trabalham esteja em conformidade com a conformidade anual da entidade no Equador e com os requisitos estatutários de um determinado país ou jurisdição.
Eles estão presentes em todas as reuniões de alto nível e têm a tarefa de executar todas as decisões, resoluções e mudanças apresentadas pelo Conselho de Administração da corporação. Além disso, eles são parte integrante das questões de conformidade anual da entidade no Equador.
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Os secretários corporativos são profissionais treinados e conhecem as regras e os regulamentos que devem ser seguidos em uma determinada jurisdição, como o Equador. Cabe a eles observar o funcionamento da empresa para se protegerem contra infrações às regras e aos regulamentos. Se for constatada a ocorrência de atividade irregular ou ilícita na organização, o resultado poderá ser multas de dezenas de milhares ou até milhões de dólares. Uma forma de os secretários corporativos se protegerem contra essa infração regulamentar é realizar uma revisão anual de conformidade da entidade.
O Equador sempre teve regras de conformidade rigorosas para as empresas que operam em seu território. Cada setor (petróleo e gás, mineração, bancos, finanças corporativas etc.) terá seu próprio conjunto de regras, regulamentos e requisitos estatutários que as empresas devem cumprir.
Conformidade anual da entidade no Equador: Quais normas de conformidade as empresas devem seguir?
Em geral, todas as empresas, independentemente do setor, precisam estar em conformidade com o seguinte conjunto de regras e regulamentações.
Requisitos de conformidade financeira
Apresentação de demonstrações financeiras anuais.
A apresentação dos demonstrativos financeiros é importante para os acionistas, para que eles entendam a atividade econômica em que a empresa está envolvida. Os detalhes sobre quanto a empresa obteve de lucro geral, receita bruta versus receita líquida, despesas operacionais e similares também precisam ser comunicados aos acionistas nas assembleias anuais de acionistas. As informações financeiras também devem ser enviadas à autoridade fiscal equatoriana todos os anos.
Requisitos de conformidade corporativa
A conformidade anual da entidade no Equador exige que as seguintes questões sejam discutidas e resolvidas na reunião anual de acionistas de uma corporação:
Assembleia anual de acionistas:
Uma assembleia de acionistas deve ser convocada pelo menos uma vez por ano, dentro dos três primeiros meses do ano. O objetivo dessa reunião é aprovar as contas, os demonstrativos financeiros e a administração do representante legal.
Relatório anual de estratégia:
A administração da empresa tem a obrigação de apresentar aos acionistas um relatório anual de suas atividades e como elas se relacionam com as demonstrações financeiras da empresa.
Em outras palavras, eles devem explicar detalhadamente qual foi a estratégia financeira ao longo do ano, em todos os aspectos da empresa (trabalho, marketing, vendas etc.) Esse relatório é parte obrigatória da assembleia anual de acionistas. Depois disso, os acionistas devem aprovar o relatório.
Atualizar e manter os livros corporativos:
Parte da conformidade da pessoa jurídica é ter os livros corporativos atualizados.
Relatório de lucros e perdas:
Os acionistas devem ser informados sobre o desempenho financeiro da empresa no ano anterior. Os acionistas devem ser informados sobre qualquer nível de lucro (por exemplo, foi maior ou menor do que as previsões?) ou por que a empresa sofreu uma perda trimestral.
Divulgação de acionistas estrangeiros ou relatório UBO:
As normas de conformidade estipulam que o número de acionistas estrangeiros seja informado, bem como a quantidade de ações da empresa que eles possuem.
Todos os anos, antes de 31 de janeiro, a empresa deve fornecer os nomes, as nacionalidades e as informações de contato dos acionistas estrangeiros às autoridades governamentais competentes. Se um acionista for uma empresa estrangeira e não uma pessoa física, o nome, a nacionalidade e as informações de contato do representante do acionista institucional devem ser informados.
Relatórios para órgãos reguladores devem ser realizados para a conformidade anual da entidade: As normas e regulamentos de conformidade também estipulam que uma empresa precisa realizar as seguintes ações:
- Disponibilizar um relatório detalhando as discussões e decisões ratificadas na assembleia anual de acionistas
- Enviar todos os documentos de conformidade relevantes para a Superintendência
Estrutura da empresa:
Dependendo do tipo de estrutura da empresa (pública, de responsabilidade limitada, SAS, etc.), há requisitos adicionais que devem ser atendidos. É nesse ponto que o secretário corporativo se torna novamente essencial, pois será seu dever informar a gerência da empresa sobre os itens/ações adicionais que serão necessários para garantir a conformidade corporativa.
Perguntas comuns sobre conformidade legal de entidades no Equador
Com base em nossa ampla experiência, estas são as perguntas e dúvidas mais comuns de nossos clientes quando procuram operar no país
1. Quais são as nomeações estatutárias comuns para uma empresa no Equador?
A seguir, as nomeações estatutárias mais comuns para as pessoas jurídicas equatorianas:- Um representante legal nomeado (“muitas vezes chamado de gerente geral”) que será pessoalmente responsável, tanto jurídica quanto financeiramente, pelo bom funcionamento e pela situação da empresa. Deve ser um cidadão local ou um estrangeiro com o direito de viver/trabalhar no país.- Um contador local certificado (CPA) registrado junto às autoridades em nome da empresa.- Um representante legal do acionista para cada acionista estrangeiro. Essa pessoa pode ser um cidadão local ou um estrangeiro com residência no Equador.
2. É necessário um endereço de escritório registrado para uma pessoa jurídica no Equador?
Sim, um endereço de escritório registrado ou endereço fiscal é necessário para todas as entidades no Equador para o recebimento de correspondência legal e visitas governamentais.
3. Quando as empresas precisam declarar e pagar seu imposto de renda no Equador?
As empresas no Equador terão de declarar e pagar seu imposto de renda de acordo com o nono dígito da identificação fiscal (RUC) durante os meses de março e abril de cada ano, sob pena de multas por atraso na entrega.
4. Quando deve ser realizada uma Assembleia Geral de Acionistas no Equador?
A Assembleia Geral Ordinária de Acionistas deve ser realizada anualmente para resolver questões relativas às demonstrações financeiras do ano fiscal e aprovar o Relatório do Administrador, bem como outros relatórios de supervisão. O prazo para fazer isso é 31 de março no Equador.
5. O que uma empresa deve incluir ao apresentar seus demonstrativos financeiros e qual é o prazo para fazê-lo no Equador?
Ao apresentar demonstrações financeiras no Equador, a empresa deve estar em conformidade com a entidade reguladora, que inclui os seguintes recursos:
Ata da Assembleia Geral Ordinária Universal de Acionistas referente às demonstrações financeiras
Balanço patrimonial anual
Demonstração de resultados
Relatório do gerente
Relatório do Comissário
Lista de administradores e acionistas
O prazo para apresentação das demonstrações financeiras no Equador é 30 de abril.
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As informações fornecidas aqui não devem ser interpretadas como orientação ou aconselhamento formal. Consulte um profissional para sua situação específica. As informações fornecidas são apenas para fins informativos e podem não abranger todas as leis, padrões e práticas recomendadas pertinentes. O cenário regulatório está em constante evolução; as informações mencionadas podem estar desatualizadas e/ou podem sofrer alterações. As interpretações apresentadas não são oficiais. Algumas seções baseiam-se nas interpretações ou pontos de vista de autoridades relevantes, mas não podemos garantir que essas perspectivas serão apoiadas em todos os ambientes profissionais.
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