Uma verificação da integridade da entidade analisa a conformidade da sua empresa com as leis do Equador. Essa análise abrange todos os requisitos legais para empresas que já operam no Equador ou que estão considerando a formação de empresa no Equador. As empresas precisam de verificações regulares de saúde para evitar penalidades e manter o status legal. Este guia explica a finalidade de uma auditoria de conformidade proativa e detalha as principais áreas de análise necessárias para garantir que uma empresa esteja em total conformidade com as normas equatorianas.
Principais conclusões: Verificação da saúde da entidade no Equador
| Quais são as principais áreas analisadas para uma empresa equatoriana? | Estrutura corporativa, obrigações fiscais, legislação trabalhista, proteção de dados (LOPDP), licenças e autorizações |
| O que é um exame de saúde da entidade corporativa? | Uma verificação de integridade garante que todos os relatórios corporativos anuais tenham sido arquivados. |
| O que uma verificação de imposto faz? | Ele verifica a conformidade com a Superintendência de Empresas, o SRI e o IESS. |
| Por que um exame de saúde é vital para o gerenciamento de riscos? | Ele permite a devida diligência para aquisições e também levanta questões antes que as autoridades se envolvam, o que poderia levar a multas ou à interrupção das atividades. |
A importância de um exame de saúde corporativo no Equador
Uma verificação da integridade da entidade é um diagnóstico abrangente dos registros legais e financeiros de uma empresa. Seu objetivo é detectar quaisquer problemas de não conformidade, como relatórios não arquivados ou contribuições não pagas para a seguridade social, e fornecer um roteiro para correção antes que eles levem a sanções governamentais.
Uma verificação da integridade da entidade examina a conformidade legal da sua empresa no Equador. O processo analisa documentos corporativos, declarações de impostos, registros de emprego e licenças regulatórias. As empresas usam as verificações de integridade para encontrar lacunas de conformidade antes que as autoridades as descubram.
As verificações de integridade da entidade diferem da due diligence da transação. As verificações de integridade monitoram a conformidade contínua de todas as empresas. A due diligence concentra-se em eventos específicos, como fusões ou aquisições. Ambos os processos ajudam as empresas a atender aos requisitos legais no Equador.
Principais áreas analisadas em uma verificação da saúde da entidade equatoriana
Dica de especialista: Verificação de registros anuais junto à Superintendência de Empresas
De acordo com nossa experiência, as lacunas de conformidade mais comuns no Equador estão relacionadas aos diversos registros anuais exigidos pela Superintendência de Empresas. Não se trata apenas de um relatório; as empresas devem apresentar suas demonstrações financeiras anuais, um relatório do representante legal, informações sobre acionistas estrangeiros e a declaração do Proprietário Beneficiário Final (UBO), entre outros.
Cada um deles tem um prazo específico. Uma verificação de saúde deve cruzar meticulosamente os registros da empresa com o portal on-line da Superintendência para garantir que cada um desses relatórios tenha sido apresentado corretamente e dentro do prazo, pois a falta de um deles pode comprometer a boa reputação da empresa.
1. Conformidade corporativa com a Superintendência de Empresas
Toda empresa no Equador precisa de um endereço de escritório registrado. Esse endereço recebe toda a correspondência do governo. As empresas devem atualizar esse endereço quando mudarem de local.
As empresas devem manter registros precisos dos acionistas. As nomeações para a diretoria exigem documentação adequada. Os representantes legais precisam de procurações válidas. Esses documentos comprovam a estrutura legal de sua empresa para as autoridades.
Essa auditoria verifica se todos os relatórios anuais, incluindo demonstrativos financeiros e declarações de UBO, foram enviados corretamente e se as informações da empresa registradas são precisas.
2. Conformidade fiscal com o SRI
O Equador exige que as empresas declarem impostos em cronogramas rigorosos. Sua identificação fiscal RUC está conectada a todas as obrigações fiscais. As empresas apresentam declarações de IVA mensalmente e declarações de imposto de renda anualmente. Os impostos municipais variam de acordo com a cidade e o tipo de negócio.
As empresas devem realizar assembleias de acionistas até 31 de março de cada ano. Os acionistas aprovam as demonstrações financeiras nessas reuniões. Em seguida, as empresas enviam os documentos necessários às autoridades até 30 de abril.
Isso envolve uma revisão de todas as declarações fiscais mensais e anuais para garantir que foram enviadas dentro do prazo e que todas as obrigações fiscais foram pagas.
Requisitos de arquivamento anual
| Prazo final | Ação necessária |
|---|---|
| 31 de março | Realizar assembleia de acionistas |
| 30 de abril | Enviar documentos financeiros |
As empresas com ativos acima de US$ 1.000.000 devem contratar auditores externos. As filiais estrangeiras precisam de auditores se os ativos excederem US$ 100.000. As empresas de petróleo, gás e bancos têm requisitos adicionais de auditoria.
3. Conformidade trabalhista e previdenciária com o IESS
Todos os funcionários devem se registrar na previdência social do IESS antes de começar a trabalhar. Os contratos de trabalho devem incluir cláusulas específicas exigidas por lei. As empresas distribuem 15% dos lucros anuais aos funcionários por meio da participação obrigatória nos lucros.
Os funcionários estrangeiros precisam de vistos de trabalho adequados. As empresas patrocinam esses vistos e mantêm a conformidade com a imigração. As normas de segurança no local de trabalho exigem inspeções e documentação regulares.
Essa verificação verifica se todos os funcionários estão registrados corretamente no Ministério do Trabalho e no IESS, e se todas as contribuições mensais para a previdência social foram pagas integralmente.
4. Registros financeiros e contábeis
Essa revisão garante que os livros contábeis da empresa sejam mantidos adequadamente em espanhol e de acordo com os padrões locais, e que forneçam o suporte adequado para as demonstrações financeiras apresentadas.
O processo de verificação de saúde
Semana 1: Coleta de documentos
O exame de saúde começa com a coleta de documentos corporativos. Os revisores examinam estatutos, acordos de acionistas e resoluções da diretoria. As demonstrações financeiras mostram o histórico de conformidade fiscal. Os registros de licenças confirmam as aprovações regulatórias.
Semana 2: Identificação de lacunas
Os revisores comparam seus documentos com os requisitos legais. Os registros ausentes tornam-se imediatamente aparentes. Licenças vencidas precisam ser renovadas. Registros corporativos desatualizados precisam ser atualizados.
Semana 3: Planejamento de ações
A equipe de revisão cria uma lista de itens a serem corrigidos com prazos específicos. Cada item mostra quem deve concluí-lo e quando. As estimativas de custo ajudam a orçar as melhorias de conformidade. O plano prioriza primeiro os itens de alto risco.
Semana 4: Suporte à implementação
As empresas recebem ajuda para preparar os documentos necessários. A equipe auxilia nos registros governamentais. Os relatórios de progresso acompanham a conclusão de cada requisito. O suporte contínuo continua até a conformidade total.
Requisitos digitais para empresas modernas
Todas as empresas devem usar sistemas de faturamento eletrônico. Esses sistemas se conectam diretamente às autoridades fiscais. As assinaturas digitais substituem as assinaturas físicas em documentos oficiais. As empresas que processam dados precisam de medidas de segurança cibernética.
As empresas de comércio eletrônico seguem as regras de proteção ao consumidor. Os sites devem mostrar preços claros e políticas de devolução. Os sistemas de pagamento precisam de certificações de segurança. Os dados dos clientes requerem proteção especial.
Regras de transações internacionais
As transações acima de US$ 5.000 exigem relatórios do Banco Central. As empresas documentam o preço de transferência para negócios com partes relacionadas. As regras de combate à lavagem de dinheiro se aplicam a todas as empresas. As normas de câmbio afetam os pagamentos internacionais.
Requisitos específicos do setor
As empresas de serviços financeiros seguem regras rígidas de combate à lavagem de dinheiro. As operações de petróleo e gás precisam de avaliações de impacto ambiental. As empresas de tecnologia protegem a propriedade intelectual e os dados dos usuários. Os fabricantes documentam os procedimentos de importação e os padrões de qualidade. Os prestadores de serviços obtêm licenças profissionais.
As empresas alimentícias e farmacêuticas precisam dos registros da ARCSA. Os rótulos dos produtos devem atender aos padrões do INEN. A publicidade segue regras rígidas de conteúdo. Esses setores exigem conhecimento especializado em conformidade.
Erros comuns de conformidade
Muitas empresas perdem o prazo da assembleia de acionistas de 31 de março. Iniciar os preparativos em fevereiro evita esse problema. A coleta de documentos para os registros de abril deve começar em janeiro.
As empresas geralmente se esquecem de atualizar seu endereço registrado após a mudança. Isso faz com que você perca as notificações do governo. A exigência de resposta de 15 dias para solicitação de dados pega muitas empresas despreparadas.
Às vezes, as empresas estrangeiras aplicam regras de conformidade de outros países. O Equador tem requisitos exclusivos que diferem de países vizinhos como Colômbia ou Chile. O conhecimento local evita esses erros.
Criando seu sistema de conformidade
A conformidade bem-sucedida exige monitoramento regular. As empresas designam pessoas específicas para acompanhar os prazos. Os sistemas de gerenciamento de documentos organizam registros importantes. Revisões regulares detectam problemas com antecedência.
A combinação de tarefas anuais de conformidade economiza dinheiro. As empresas podem reduzir os honorários profissionais coordenando as verificações de saúde com os registros regulares. Essa abordagem elimina a duplicação de trabalho.
Perguntas frequentes: Verificação da saúde da entidade no Equador
Com que frequência devemos realizar um exame de saúde da entidade no Equador?
Revisões anuais abrangentes são a melhor prática, com verificações trimestrais de conformidade aconselháveis para setores de alto risco, como petróleo, gás e bancos, ou para empresas com ativos acima de US$ 1.000.000.
O que é a Superintendência de Empresas?
A Superintendência de Empresas é o órgão governamental do Equador que supervisiona e controla todas as entidades corporativas. É a autoridade à qual as empresas devem apresentar suas demonstrações financeiras anuais e outros relatórios corporativos.
O que é o SRI?
O SRI (Servicio de Rentas Internas) é o Serviço de Receita Interna do Equador. Ele é responsável por todas as questões tributárias. Um exame de saúde verifica se todos os registros de IVA e imposto de renda junto ao SRI estão atualizados.
O que é o IESS?
O IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) é o Instituto de Seguridade Social do Equador. Um exame de saúde confirma que o empregador fez todas as contribuições mensais obrigatórias de seguridade social de seus funcionários para o IESS.
O que acontece se uma empresa não estiver em situação regular?
Uma empresa que não esteja em situação regular com a Superintendência de Empresas não pode obter um Certificado de Cumprimento de Obrigações (Certificado de Cumplimiento de Obligaciones). Esse certificado é necessário para muitas atividades comerciais essenciais, incluindo a abertura de contas bancárias, a participação em licitações públicas e a venda da empresa.
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