El cumplimiento normativo de las entidades corporativas en Costa Rica tiene como objetivo promover el crecimiento económico, proteger a los trabajadores y garantizar un entorno empresarial competitivo. Comprender esta normativa es esencial para registrar una empresa en Costa Rica y evitar sanciones de las autoridades competentes. El Banco Central de Costa Rica (BCCR) gestiona el registro de las UBO, mientras que el Ministerio de Hacienda supervisa el cumplimiento y la aplicación de la normativa fiscal.
Puntos clave sobre el cumplimiento normativo de las entidades corporativas en Costa Rica
| Requisitos del domicilio fiscal | Se requiere una dirección fiscal local registrada para todas las entidades en Costa Rica para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales. |
| ¿Cuáles son los pasos para el cumplimiento legal anual? | Impuesto sobre las Personas Jurídicas Sello de Educación y Cultura Junta General de Accionistas Presentación de Cuentas Anuales Nombramiento de Administradores Renovación del Registro Mercantil Actualización del Beneficiario Final |
| ¿Cuáles son los pasos para el cumplimiento financiero anual? | Impuesto anual sobre la renta |
| ¿Por qué invertir en Costa Rica? | Costa Rica ofrece estabilidad política, una mano de obra cualificada y sólidas políticas medioambientales, que atraen a diversas industrias como la tecnología, el turismo y la agricultura. Su situación estratégica y sus acuerdos comerciales le permiten acceder a los mercados mundiales. |
Visión general de las responsabilidades de las empresas en Costa Rica
El Cumplimiento de Entidades en Costa Rica es esencial para los inversores que dan prioridad a las operaciones empresariales fluidas que se garantizan fácilmente siempre que sigan las siguientes consideraciones:
- Nombramiento de un representante legal
- Nombramiento de un Agente Residente
- Domicilio fiscal registrado
- Administración de entidades
- Consejo de Administración: Juntas de Accionistas
- Contabilidad de la entidad y registros legales
- Declaración del propietario final beneficiario (UBO)
A continuación se detalla cada uno de los puntos que han ayudado a Biz Latin Hub a orientar a sus clientes en su entrada en el mercado costarricense.
1. Nombramiento de un representante legal
La representación legal de tu empresa dependerá de la estructura jurídica que elijas. El representante legal debe residir en Costa Rica y es responsable de las declaraciones fiscales, las firmas legales y la comunicación corporativa. Se puede utilizar un apoderado si lo permiten los estatutos. Los puntos más importantes que debes recordar son:
- Generalmente, es el presidente quien ostenta el poder legal.
- Debes nombrar un consejo de administración cuyos miembros pueden ser, aunque no necesariamente, representantes legales de la empresa.
- Como requisito mínimo, la junta directiva debe tener un Presidente, un Secretario y un Tesorero. Podrán añadirse otros cargos cuando sea necesario.
- Debes nombrar a una persona que se encargue de supervisar los procedimientos fiscales de la junta gestora.
- Todos los miembros del consejo pueden ser ciudadanos extranjeros y residir dentro o fuera de Costa Rica.
- Si ninguno de los representantes legales reside en Costa Rica, deberás elegir un agente residente que sí viva en Costa Rica. Esta persona será un abogado, cuya única función será recibir y actuar en relación con las novedades jurídicas.
2. Nombramiento de un Agente Residente
Cuando el representante legal no tiene domicilio en Costa Rica (es decir, es un representante legal no residente), entonces es obligatorio nombrar a un agente residente, cuya función será recibir las comunicaciones legales en nombre de la empresa. Esta persona designada debe ser un abogado costarricense colegiado.
3. Domicilio fiscal registrado
Todas las empresas, independientemente de su estructura, deben tener un domicilio fiscal en Costa Rica. Debes presentar al fisco un domicilio fiscal que se ajuste a lo siguiente:
- Puede recibir notificaciones y mensajes de la CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social)
- Te tiene registrado como empresario
- Es una dirección real (pueden enviar funcionarios para comprobar tus condiciones de trabajo)
4. Administración de entidades
Depende del tipo de entidad. El tipo de entidad SRL es parecido a una LLC en Estados Unidos y la SA se parece más a una sociedad anónima. El formato de la administración es posiblemente la mayor ventaja de establecer una SRL frente a una SA.
La SA requiere un consejo de administración, aunque hay casos en los que los poderes legales otorgados al representante pueden ser lo suficientemente amplios como para que no necesites un consejo completo. Además, puedes necesitar el apoyo y el acuerdo de los socios para actuar en determinadas situaciones.
En el caso de una SRL, sólo un administrador (a menos que elijas tener más) dirige la administración, lo que significa que no es necesario tener un consejo de administración completo. Aun así, si se acuerda como parte de las condiciones del accionista, necesitarás uno.
5. Consejo de Administración: Juntas de Accionistas
Para cumplir con los requisitos corporativos, debes tener un junta de accionistas. Al constituir tu sociedad, puedes estipular con más detalle todos los requisitos y concesiones que tendrá tu empresa en relación con estas juntas. Esto puede incluir, por ejemplo, permitir que un miembro extranjero de la junta dirija la reunión.
Las reuniones de la Junta Directiva serán dirigidas por el Presidente, tal y como se establece en los documentos constitutivos.
6. Contabilidad de la entidad y registros legales
Toda sociedad debe llevar un registro actualizado de todos los libros legales en los que anote los estatutos y las divisiones de sus socios. Estos libros deben mantenerse en privado, pero pueden ponerse a disposición de cualquier accionista o juez público que desee verlos.
Asimismo, la empresa debe mantener registros contables con todas sus operaciones. No es obligatorio presentar estos registros contables junto con tus declaraciones fiscales anuales; sólo se solicitarán en caso de inspección. Pero, por este motivo, debes conservar una copia de todas tus operaciones de los últimos 10 años.
7. Presentación del propietario final beneficiario (UBO)
Desde 2019, es obligatorio presentar una declaración de UBO, que se aplica a todas las personas jurídicas y estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica. Se trata de la declaración del Registro de Transparencia y Titularidad Beneficiaria (RTBF), cuyo objetivo es cumplir las normas y recomendaciones internacionales (OCDE – GAFI) relacionadas con la transparencia en materia fiscal y financiera. El registro de la UBO es obligatorio cada mes de abril, y se realiza a través de la plataforma RTBF. Las presentaciones fuera de plazo pueden ser multadas o bloqueadas.
Requisitos legales y fiscales
Todas las personas que realicen actividades comerciales en Costa Rica deben pagar los siguientes impuestos:
- Impuesto sobre las personas jurídicas: Se trata de un impuesto anual que grava todo tipo de sociedades. Realizas el primer pago cuando creas la sociedad y después al inicio de cada año natural.
- Impuesto sobre la renta: Se trata de un impuesto sobre todos los ingresos que registra la empresa. Oscila entre el 10 y el 30%, según el tramo de ingresos en el que se encuentre la empresa. Declaras y pagas este impuesto anualmente.
- Impuesto sobre las ventas: Este impuesto sólo se aplica a la venta de bienes y no a la venta de servicios. Pagas este impuesto mensualmente y debe aplicarlo el vendedor en cada transacción.
Según el tipo de actividad a la que se dedique tu empresa, puede haber otras obligaciones a las que esté sujeta. Un ejemplo es el impuesto de hostelería que se aplica a las empresas de ese sector. También hay ventajas económicas que se pueden disfrutar en función de la actividad y el tamaño de la empresa.
Otros requisitos de cumplimiento de las entidades corporativas en Costa Rica
Una vez inscrita la empresa en el Registro Nacional de Costa Rica, deberás hacer lo siguiente para poder iniciar las operaciones comerciales:
- Date de alta como contribuyente en Hacienda.
- Inscribir la empresa ante el Consejo de la Seguridad Social de Costa Rica.
- Inscríbete en el Instituto Nacional de Seguros.
- Solicita los permisos municipales.
- Solicita permisos específicos de incursión.
¿Cómo afecta mi elección de entidad a los requisitos de cumplimiento corporativo en Costa Rica?
Costa Rica pone a disposición una serie de estructuras jurídicas para adaptarse a las distintas necesidades y objetivos de una empresa. Entre las más populares está la Sociedad Anónima (SA) o la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). La principal diferencia entre estos dos tipos de entidad es el formato de administración y la persona o personas que desempeñan esta función, ya sea un consejo de administración o un director general.
Para empezar a registrar una nueva empresa, ésta debe tener dos socios y el nombre de la empresa debe estar disponible para evitar problemas de derechos de autor. No hay requisitos sobre el capital mínimo ni sobre la moneda utilizada.
Obligaciones clave de declaración e información fiscal
Para la fiscalidad y el cumplimiento financiero general en Costa Rica, hay algunos plazos que debes conocer. El impuesto anual sobre la renta debe declararse antes del 15 de marzo del año siguiente, el impuesto de las personas jurídicas en enero y la declaración de la UBO a finales de abril. Los compromisos mensuales para cumplir la normativa son el IVA antes del 15 de cada mes y las nóminas.
Obligaciones del empresario:
Los empresarios deben inscribirse y pagar mensualmente las cotizaciones sociales a través de la CCSS. Esto es obligatorio incluso para el personal a tiempo parcial o de corta duración.
- Retención fiscal: Si el salario de un trabajador supera los ¢941.000 (unos 1.800 USD) mensuales, el empresario debe retener un porcentaje del salario, presentar una declaración al Ministerio de Hacienda y pagar el impuesto.
- Seguridad Social de los trabajadores: El empresario debe pagar a la Seguridad Social el 26,67% del salario del trabajador y el 10,67% en nombre del trabajador. Ambos pagos deben ser completados por el empresario, que debe retener el porcentaje correspondiente del salario del trabajador. El pago se realiza mensualmente.
Póliza de riesgos laborales del INS: Esta póliza es de pago obligatorio y tiene por objeto proteger a los trabajadores contra los riesgos de trabajo que puedan sufrir por las labores que realizan. La tasa para el cálculo de la póliza oscila entre el 0,36% y el 9,04% del total de los salarios declarados al final del año.
Sanciones por incumplimiento en Costa Rica
El incumplimiento de las obligaciones legales de las empresas en Costa Rica puede dar lugar a:
- Multas de Hacienda: Del 50% al 150% de los impuestos o ingresos no declarados.
- Suspensión del Registro Nacional: Que tiene como consecuencia que la empresa figure como inactiva e incapacitada para actuar legalmente.
- Operaciones bloqueadas: La falta de registro de las UBO puede provocar bloqueos en operaciones bancarias, actuaciones notariales y declaraciones fiscales.
- Responsabilidad del representante legal: Los representantes legales pueden ser personalmente responsables de las declaraciones fiscales omitidas o de las declaraciones falsas.
- Pérdida de elegibilidad para contratos: Las entidades incumplidoras pueden quedar excluidas de licitar en contratos gubernamentales o institucionales.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento en Costa Rica
Basándonos en nuestra dilatada experiencia, éstas son las preguntas y dudas más comunes de nuestros clientes sobre el cumplimiento de la normativa de sociedades en Costa Rica:
A continuación se indican los nombramientos estatutarios más comunes para las personas jurídicas costarricenses:
– Un representante legal designado que será personalmente responsable, tanto legal como económicamente, del buen funcionamiento y la situación de la empresa. Debe ser un ciudadano local o un extranjero con derecho a vivir/trabajar en el país.
– En el caso de que el representante legal de la empresa no esté domiciliado en Costa Rica, se debe designar a un agente residente para que asuma el papel; esta persona debe ser un abogado costarricense domiciliado en Costa Rica cuyo único propósito sea recibir notificaciones legales y administrativas. Por ello, en caso de que el representante legal del cliente no esté domiciliado en Costa Rica, recomendamos encarecidamente un servicio complementario para el que podemos proporcionar un poder limitado (POA). Esto permitirá al Agente Residente, a través de un POA, actuar en nombre del representante legal para garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Por experiencia, sin dicho poder, a menudo surgen complicaciones y problemas para relacionarse con las autoridades locales y llevar a cabo las funciones de la empresa.
Sí, se requiere una dirección fiscal local registrada para todas las entidades en Costa Rica para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales.
Las empresas de Costa Rica deben presentar su declaración anual del impuesto sobre la renta antes de la fecha límite del 15 de marzo.
La Junta General Ordinaria de Accionistas debe celebrarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal y antes de la fecha límite del 31 de marzo en Costa Rica.
Esta declaración fue establecida por la Ley nº 9416, reglamento nº 41040-H. La declaración se realiza una vez al año, entre el 1 y el 30 de abril, o 20 días desde su constitución.
Cumplimiento del Régimen de Zona Franca
El Régimen de Zonas Francas (RZF) es un conjunto de incentivos y beneficios que concede el país a las empresas que realicen nuevas inversiones y cumplan los requisitos y obligaciones locales. Este régimen se rige por la Ley del Régimen de Zonas Francas, Número 7210, y su reglamento.
¿Por qué invertir en Costa Rica?
Costa Rica es amistosa con las empresas y acogedora con la inversión extranjera directa (IED). A diferencia de otras jurisdicciones cercanas, hay poca diferencia entre las obligaciones de las empresas nacionales y las extranjeras. Sigue leyendo para saber más sobre los requisitos de cumplimiento de las empresas en Costa Rica.
Hacer negocios en Costa Rica tiene muchas otras ventajas. El dominio del inglés está muy por encima de la media en América Latina y el nivel de educación es muy alto para la región. Además, Costa Rica está en la misma zona horaria que la mayor parte de Estados Unidos, lo que facilita las relaciones comerciales entre ambos países. Sin embargo, debes ser consciente de los requisitos de cumplimiento corporativo en Costa Rica .
Es relativamente fácil registrar una empresa en Costa Rica. Esto se facilitó cuando se tomó la decisión de digitalizar la mayoría de los trámites institucionales. En la actualidad, la mayoría de los trámites constitucionales pueden realizarse a través de una serie de plataformas en línea.
Biz Latin Hub puede ayudar con los requisitos de cumplimiento corporativo en Costa Rica
Con el apoyo de un socio local que conozca bien los sistemas institucionales y tenga experiencia en el cumplimiento normativo de las empresas en Costa Rica, hacer negocios en este país centroamericano puede conducirte al éxito comercial.
También contamos con oficinas especializadas en otros 17 países de América Latina y el Caribe, lo que significa que no sólo podemos ayudar con los requisitos de cumplimiento corporativo en Costa Rica, sino también en la mayoría de los demás territorios de la región.
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