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El entorno empresarial en Costa Rica es muy amigable y acogedor para la inversión extranjera directa (IED). A diferencia de otras jurisdicciones, en realidad hay muy poca diferencia entre los requisitos de cumplimiento corporativo entre empresas nacionales y extranjeras. Aprenda más sobre los Requisitos de cumplimiento en Costa Rica.
Hacer negocios en Costa Rica tiene muchas otras ventajas. En primer lugar, el dominio del inglés está muy por encima del nivel medio que se habla en el resto de América Latina. Además, Costa Rica se encuentra en el mismo huso horario que la mayor parte de Estados Unidos, lo que facilita las relaciones comerciales entre ambas regiones, y también presume de un nivel educativo muy alto entre sus ciudadanos.
Por último, el proceso de constitución de empresas en Costa Rica es relativamente sencillo. A ello ha contribuido en gran medida la decisión de digitalizar, en su mayor parte, los trámites institucionales necesarios para constituir una empresa. Esto significa que la mayoría de los procesos de constitución pueden realizarse a través de una serie de plataformas en línea.
Cumplimiento Obligatorio de Entidades – Requisitos en Costa Rica
Existen varias estructuras jurídicas que se adaptan a las distintas necesidades y objetivos corporativos de una empresa. Entre las más populares se encuentra la Sociedad Anónima (SA) o la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). En estas empresas, la mayor diferencia radica en el formato de la administración y en la persona o personas que desempeñan esta función. Se trata, respectivamente, de un consejo de administración o de un director general.
Para iniciar el registro de una nueva empresa, el único requisito es que haya dos socios y que se disponga del nombre de la empresa para evitar problemas de derechos de autor. No hay requisitos sobre el capital mínimo ni siquiera sobre la moneda utilizada.
Nombramiento de un representante legal
La representación jurídica de su empresa dependerá de la estructura jurídica que elija. En lo que respecta a una SA, los puntos más importantes que debe recordar son los siguientes:
- Por lo general, es el presidente quien ostenta el poder de la sociedad.
- Debe nombrar un consejo de administración cuyos miembros pueden ser, aunque no necesariamente, representantes legales de la empresa.
- Como requisito mínimo, el consejo de administración debe tener un Presidente, un Secretario y un Tesorero. Pueden añadirse otros cargos cuando sea necesario.
- Además, debe nombrar a una persona que se encargue de supervisar los procedimientos fiscales del consejo de administración.
- Todos los miembros de la junta directiva pueden ser extranjeros y pueden residir dentro o fuera de Costa Rica.
- Si ninguno de los representantes legales reside en Costa Rica, deberá elegir un apoderado residente que sí viva en Costa Rica. Se trata de un abogado, cuya única función será recibir y dar curso a las novedades legales.
Nombramiento de un Agente Residente
Cuando el representante legal no tiene domicilio en Costa Rica (es decir, es un representante legal no residente), entonces es obligatorio nombrar un Agente Residente, cuya función será recibir las comunicaciones legales en nombre de la sociedad. Este designado debe ser un abogado costarricense certificado.
Domicilio fiscal
Todas las empresas, independientemente de su estructura, deben tener un domicilio fiscal en Costa Rica. Debe presentar un domicilio fiscal ante la Tesorería que sea:
- Capaz de recibir notificaciones y mensajes de la CCSS (Caja Costarricense del Seguro Social).
- Donde esté inscrito como empleador.
- Un domicilio real (dado que pueden enviar funcionarios a verificar sus condiciones de trabajo).
Administración de entidades
La administración es posiblemente el mayor beneficio de establecer una SRL sobre una SA. La SA requiere un consejo de administración, aunque hay casos en los que los poderes legales otorgados al representante pueden ser lo suficientemente amplios como para no necesitar un consejo completo. Además, puede necesitar el apoyo y el acuerdo de los socios para actuar en determinadas situaciones.
Por lo que respecta a una SRL, sólo un gerente (a menos que decida tener más) dirige la administración, lo que significa que no es necesario tener un consejo de administración completo. Aun así, si se acuerda como parte de los términos y condiciones del accionista, entonces necesitará uno.
Consejo de Administración: Juntas de Accionistas
En cuanto a los requisitos para la junta de accionistas, la ley establece que debe reunirse una vez al año, entre otros. Dicho esto, al constituir su sociedad, podrá estipular con más detalle todos los requisitos y concesiones que tendrá su empresa. Esto puede incluir, por ejemplo, permitir que un miembro extranjero de la junta dirija la reunión.
Por otra parte, las reuniones del consejo de administración serán convocadas y dirigidas por el Presidente, tal y como se establece en los documentos constitutivos.
Registros contables y jurídicos
Toda sociedad debe llevar un registro actualizado de todos los libros legales en los que anote los estatutos y las divisiones de acciones de sus socios. Estos libros deben mantenerse en privado, pero pueden ponerse a disposición de cualquier accionista o juez público que desee verlos.
Del mismo modo, la empresa debe mantener todos los registros contables con todas las transacciones. No hay obligación de presentar estos registros contables junto con sus declaraciones fiscales anuales; sólo se solicitarán en caso de inspección. Por este motivo, debe conservar una copia de todas sus transacciones de los últimos 10 años.
Obligaciones fiscales de la empresa
Con respecto a sus requisitos fiscales, todas las personas en Costa Rica que realicen actividades comerciales deben pagar los siguientes impuestos:
- Impuesto a las Personas Jurídicas: Se trata de un impuesto anual que grava todo tipo de sociedades. El primer pago se realiza al constituir la sociedad y luego al inicio de cada año calendario.
- Impuesto sobre la Renta: Es el impuesto que grava todas las ganancias que registra la empresa. Oscila entre el 10 y el 30% según el tramo de ingresos en el que se encuentre la empresa. Este impuesto se declara y paga anualmente.
- Impuesto sobre las ventas: Este impuesto sólo se aplica a la venta de bienes y no de servicios. Este impuesto se paga mensualmente y debe ser aplicado por el vendedor en cada transacción.
Según el tipo de actividad a la que se dedique su empresa, puede haber otros tipos de impuestos que su empresa deba pagar. Un ejemplo es la “tasa hotelera” que se aplica a las empresas del sector de la hostelería. Igualmente, hay algunas ventajas financieras de las que se puede disfrutar en función de la actividad y el tamaño de la empresa.
Cumplimiento del Régimen de Zonas Francas (si es necesario)
El Régimen de Zonas Francas (RZF) se define en Costa Rica como un conjunto de incentivos y beneficios que otorga el país a las empresas que realicen nuevas inversiones y cumplan con los requisitos y obligaciones locales. Este régimen se rige por la Ley de Régimen de Zonas Francas, Número 7210, y su reglamento.
Llenado de la declaración de propietario beneficiario final (UBO)
Desde el 2019 es obligatorio presentar la Declaración de UBO que aplica para todas las personas jurídicas y estructuras legales domiciliadas en Costa Rica. Esta es conocida como la declaración del Registro de Transparencia y Titularidad Beneficiaria (RTBF), cuyo objetivo es cumplir con los estándares y recomendaciones internacionales (OCDE – GAFI) relacionados con la transparencia en materia tributaria y financiera.
Otros requerimientos
Una vez inscrita la empresa en el Registro Nacional de Costa Rica, deberá realizar los siguientes trámites antes de poder iniciar sus operaciones comerciales:
- Alta como cotizante en Hacienda.
- Inscribir la empresa ante la Junta de Seguridad Social Costarricense.
- Inscribirse ante el Instituto Nacional de Seguros.
- Solicitar permisos municipales.
- Permisos específicos de incursión.
Preguntas frecuentes sobre los Requisitos de cumplimiento en Costa Rica
Basándonos en nuestra amplia experiencia, estas son las preguntas y dudas más comunes de nuestros clientes a la hora de operar en el país
1. ¿Cuáles son los nombramientos estatutarios más comunes para una sociedad en Costa Rica?
Los siguientes son los nombramientos estatutarios más comunes para las personas jurídicas costarricenses:
– Un Representante Legal designado quien será personalmente responsable, tanto legal como financieramente por la buena operación y posición de la compañía. Este debe ser un nacional local o un extranjero con derecho a vivir/trabajar en el país.
– En caso de que el representante legal de la sociedad no se encuentre domiciliado en Costa Rica, se deberá nombrar un apoderado residente que asuma dicha función, el cual deberá ser un abogado costarricense domiciliado en Costa Rica, cuyo único fin sea recibir notificaciones legales y administrativas. Como tal, en el caso de que el representante legal del cliente no esté domiciliado en Costa Rica, recomendamos encarecidamente un servicio complementario para el que podemos proporcionar un poder limitado (POA). Esto permitirá al Agente Residente a través de un POA actuar en nombre del Representante Legal para asegurar el buen funcionamiento de la empresa. Basándonos en la experiencia, sin dicho POA, a menudo hay complicaciones y problemas para relacionarse con las autoridades locales y llevar a cabo las funciones de la empresa.
2. ¿Es necesaria una Dirección Fiscal para una entidad legal en Costa Rica?
Sí, una Dirección Fiscal local registrada es requerida para todas las entidades en Costa Rica para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales.
3. ¿Cuándo deben presentar las empresas su declaración anual del Impuesto sobre la Renta en Costa Rica?
Las empresas en Costa Rica tienen 2 meses y 15 días para presentar su declaración Anual del Impuesto sobre la Renta antes de la fecha límite del 15 de marzo.
4. ¿Cuándo debe celebrarse la Asamblea General de Accionistas en Costa Rica?
La Asamblea General Ordinaria de Accionistas debe celebrarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal y antes de la fecha límite del 31 de marzo en Costa Rica.
5. ¿Qué es la Actualización del Beneficiario Final en Costa Rica y cuál es la fecha límite para declararlo?
Esta declaración fue establecida por la Ley No. 9416 Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y su Reglamento No. 41040-H. La declaración se realiza una vez al año, entre el 1 y el 30 de abril, o 20 días desde su constitución y su fecha límite es el 30 de abril en Costa Rica.
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La información que aquí se ofrece no debe interpretarse como orientación o asesoramiento formal. Por favor, consulte a un profesional para su situación específica. La información proporcionada tiene únicamente fines informativos y es posible que no recoja todas las leyes, normas y mejores prácticas pertinentes. El panorama normativo está en continua evolución; la información mencionada puede estar obsoleta y/o sufrir cambios. Las interpretaciones presentadas no son oficiales. Algunas secciones se basan en las interpretaciones o puntos de vista de las autoridades pertinentes, pero no podemos garantizar que estas perspectivas se respalden en todos los entornos profesionales.
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