A conformidade regulatória de entidades corporativas na Colômbia visa a impulsionar o crescimento econômico, proteger os trabalhadores e manter um ambiente de negócios competitivo. Entender essas regulamentações é essencial para que você registrar uma empresa na Colômbia e evitar penalidades das autoridades competentes. A DIAN lida com a conformidade e as auditorias fiscais, enquanto a Câmara de Comércio gerencia o registro e as renovações comerciais.
Principais conclusões sobre a conformidade regulatória de entidades corporativas na Colômbia
| Requisitos de endereço fiscal | Um endereço fiscal local registrado em é necessário para todas as entidades na Colômbia para o recebimento de correspondência legal e visitas governamentais. |
| Quais são as etapas para a conformidade legal anual? | Assembleia Geral de Acionistas Arquivamento de Demonstrações Financeiras Nomeação de Diretores Jurídicos Renovação do Registro Comercial |
| Quais são as etapas da conformidade financeira anual? | Imposto de renda anual Imposto local Relatórios de terceiros locais e nacionais |
| Por que investir na Colômbia? | A Colômbia oferece acesso comercial estratégico, estabilidade econômica, diversos setores, incentivos ao investimento e recursos naturais abundantes. |
Visão geral da conformidade corporativa na Colômbia
Uma vez devidamente incorporadas, todas as entidades legais na Colômbia, inclusive a Sociedade Anônima Simplificada (SAS), devem atender a alguns requisitos estatutários mínimos:
- Nomear um representante legal da empresa
- Registrar um endereço fiscal
- Apresentar declarações fiscais mensais e anuais
- Renovação anual da licença comercial da empresa
- Reunião anual de acionistas
- Registro do proprietário beneficiário final
No entanto, é importante que todas as empresas atendam aos requisitos a seguir e garantam total conformidade corporativa ao se envolverem em atividades comerciais na Colômbia.
1. Nomear um representante legal da empresa
Todas as empresas na Colômbia devem nomear um representante legal da empresa durante o processo de registro comercial para atuar durante toda a vida da empresa. O indivíduo que assume essa função deve ter um bom entendimento do que é exigido e das implicações caso a empresa infrinja a lei.
Essa função pode ser designada a um cidadão colombiano local ou a um cidadão estrangeiro. No entanto, se a pessoa for um cidadão estrangeiro, ela deverá estar registrada perante a Autoridade Tributária.
As responsabilidades do representante legal da empresa incluem assinar documentos em nome da empresa, apresentar declarações de impostos, lidar com contratos e com as regulamentações e obrigações locais. Em geral, ele também cuidará dos serviços bancários.
Se a empresa infringir a lei de alguma forma, por exemplo, apresentando declarações fiscais fraudulentas, o representante legal da empresa será responsabilizado, como a “face legal” da empresa. Por esse motivo, essa não é uma função que deva ser considerada levianamente.
Quando o representante legal da empresa é nomeado, seus poderes são normalmente concedidos por meio de um documento formalmente reconhecido em cartório, dentro dos estatutos da empresa. Para ajudá-las a encontrar um representante legal da empresa, muitas empresas estrangeiras trabalham com um escritório de advocacia local, o que lhes dá a tranquilidade de saber que sua empresa está em boas mãos.
2. Registrar um endereço fiscal na Colômbia
Durante o processo de registro comercial, as empresas devem registrar um endereço fiscal permanente para a empresa. Na Colômbia, esse é o endereço oficial do escritório registrado e é obrigatório para todas as empresas constituídas. Esse endereço é usado para receber correspondências e avisos formais de autoridades governamentais, investidores, institutos financeiros, acionistas e do público em geral.
3. Apresentar declarações fiscais mensais e anuais
Todas as empresas na Colômbia, independentemente de sua atividade comercial, devem apresentar declarações fiscais mensais e anuais. A autoridade que gerencia isso é a DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Independentemente de sua renda, receita ou volume de faturas ou transações, é necessário apresentar declarações fiscais mensais. Se você não apresentar as declarações fiscais no prazo ou de acordo com as exigências da DIAN, poderá sofrer penalidades. O representante legal da empresa é responsável pelo preenchimento correto das declarações fiscais da empresa e será a pessoa responsável caso haja erros. Além disso, uma vez por ano, todas as empresas devem apresentar sua declaração fiscal anual.
Todas as empresas na Colômbia devem ser registradas na Câmara de Comércio da Colômbia – “Cámara de Comercio” (no local onde você tem operações). Ao fazer isso, você obterá um Certificado de Comerciante, necessário para se envolver em atividades comerciais. O certificado deve ser renovado todos os anos para permitir que a empresa continue operando.
5. Reunião anual de acionistas
Por lei, na Colômbia, pelo menos uma assembleia de acionistas deve ser realizada anualmente antes de 31 de março de cada ano para que as demonstrações financeiras do período fiscal anterior possam ser aprovadas. As reuniões devem ser realizadas anualmente para aprovar as finanças, renomear diretores e cumprir as responsabilidades corporativas.
6. Registro do proprietário beneficiário final
Desde 2021, a Autoridade Tributária Colombiana DIAN introduziu uma nova exigência sobre a declaração do proprietário beneficiário final. Durante o processo de incorporação, as empresas devem informar o proprietário beneficiário final em seu portal. Isso só precisa ser atualizado quando a propriedade ou a composição do proprietário beneficiário final for alterada. Os detalhes do UBO devem ser enviados por meio da plataforma RUB(Registro Único de Beneficiarios Finales).
Reunião anual de acionistas
De acordo com as normas de governança corporativa da Colômbia, certas entidades são obrigadas a realizar assembleias anuais de acionistas, uma prática particularmente significativa para as sociedades anônimas (Sociedades Anônimas – S.A.). De acordo com o Código Comercial Colombiano, essas reuniões constituem um fórum para decisões corporativas essenciais, incluindo a aprovação de demonstrações financeiras, distribuição de lucros e eleição de membros do conselho (Artigo 446 do Código Comercial).
Embora as Sociedades por Ações Simplificadas (S.A.S.) e as Sociedades de Responsabilidade Limitada (S.R.L.) não estejam sujeitas à mesma exigência estatutária de assembleias gerais anuais, elas geralmente são obrigadas a realizar reuniões periódicas conforme estipulado em seus estatutos ou quando solicitadas por acionistas ou parceiros para tratar de assuntos estratégicos ou financeiros importantes. As empresas devem cumprir esses padrões de governança para manter a conformidade regulatória e garantir a transparência (Artigo 431, Código Comercial Colombiano).
Principais obrigações de arquivamento anual e mensal
- Declarações de IVA: mensais, com vencimento entre os dias 20 e 26 de cada mês, dependendo do NIT.
- Contribuições na folha de pagamento: mensalmente via PILA até o dia 10 do mês seguinte.
- Imposto de renda corporativo: anual, normalmente apresentado entre abril e agosto, dependendo do NIT.
- Relatórios UBO: enviados no momento da incorporação e atualizados quando houver mudanças de propriedade.
Penalidades por não conformidade na Colômbia
- Suspensão do NIT (identificação fiscal): Bloqueia o faturamento e as operações bancárias.
- Multas da DIAN: Multas diárias de até 100 UVT (aprox. COP $4M) por falta de registros de UBO.
- Responsabilidade do diretor: Os representantes legais podem sofrer sanções pessoais por evasão fiscal ou não conformidade.
- Perda do registro comercial: A falta de renovação das licenças pode tornar a empresa legalmente inativa.
- Restrições a licitações públicas: As empresas que não estão em conformidade são impedidas de participar de licitações em contratos públicos.
Perguntas frequentes sobre conformidade legal de entidades na Colômbia
Com base em nossa ampla experiência, estas são as perguntas e dúvidas comuns de nossos clientes sobre conformidade corporativa na Colômbia:
A seguir, você encontrará as nomeações estatutárias mais comuns para pessoas jurídicas colombianas:
– Um representante legal nomeado que será pessoalmente responsável, tanto legal quanto financeiramente, pelo bom funcionamento e pela situação da empresa. Ele deve ser um cidadão local ou um estrangeiro com o direito de viver/trabalhar no país.
Sim, um endereço fiscal local registrado em é necessário para todas as entidades na Colômbia para o recebimento de correspondência legal e visitas governamentais.
A Assembleia Geral Ordinária de Acionistas deve ser realizada dentro de três meses após o encerramento do ano fiscal e antes do prazo final de 31 de março na Colômbia.
As empresas devem enviar esse relatório um mês após ter havido uma mudança no acionista e essa mudança ter sido concluída (contrato de transferência de ações e registro nos livros corporativos). Esse relatório inclui a apresentação de uma carta à Câmara de Comércio, incluindo as informações corporativas da empresa controladora.
A autoridade fiscal publica em janeiro os calendários fiscais com a data de vencimento dos impostos, que é determinada pelos dois últimos dígitos do seu número de identificação fiscal. O prazo para declarar o imposto de renda é em março e o prazo para declarar impostos locais é em janeiro.
As empresas devem nomear um representante legal, registrar um endereço fiscal, apresentar declarações fiscais mensais e anuais, realizar assembleias anuais de acionistas e registrar seu Proprietário Beneficiário Final (UBO) na DIAN. Essas etapas garantem a operação legal e o alinhamento com as normas colombianas.
O representante legal de uma empresa assina contratos, lida com registros de impostos e é responsável pela conformidade com a legislação corporativa e tributária local. Ele deve residir na Colômbia ou ter capacidade legal para agir localmente.
As empresas devem registrar o beneficiário final (Ultimate Beneficial Owner, UBO) na DIAN e manter as informações atualizadas. Se você não fizer isso, poderá receber multas diárias e bloquear as operações comerciais.
A não realização da assembleia anual ou a não aprovação das demonstrações financeiras pode levar a problemas de conformidade, disputas entre acionistas e sanções regulatórias.
Por que escolher investir na Colômbia?
À medida que a classe média colombiana cresce, sua renda disponível aumenta, dando a ela maior poder de compra. Isso, por sua vez, cria um grande mercado consumidor. Essa é outra oportunidade atraente para empresas estrangeiras que buscam fontes adicionais de receita. Continue lendo para saber mais sobre conformidade corporativa na Colômbia.
Todas as empresas interessadas em fazer negócios aqui devem estar cientes de suas obrigações de conformidade corporativa na Colômbia. O suporte e a consultoria personalizados de uma empresa local podem garantir que sua empresa permaneça em boa situação perante as autoridades governamentais.
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