El cumplimiento normativo de las entidades corporativas en Colombia tiene como objetivo impulsar el crecimiento económico, proteger a los trabajadores y mantener un entorno empresarial competitivo. Comprender esta normativa es esencial para registrar una empresa en Colombia y evitar las sanciones de las autoridades competentes. La DIAN se encarga del cumplimiento de la normativa fiscal y de las auditorías, mientras que la Cámara de Comercio gestiona el registro comercial y las renovaciones.
Puntos clave sobre el cumplimiento normativo de las entidades corporativas en Colombia
| Requisitos del domicilio fiscal | Se requiere una dirección fiscal local registrada para todas las entidades en Colombia para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales. |
| ¿Cuáles son los pasos para el cumplimiento legal anual? | Junta General de Accionistas Presentación de Cuentas Anuales Nombramiento de Administradores Legales Renovación del Registro Mercantil |
| ¿Cuáles son los pasos para el cumplimiento financiero anual? | Impuesto anual sobre la renta Impuesto local Informes de terceros locales y nacionales |
| ¿Por qué invertir en Colombia? | Colombia ofrece acceso comercial estratégico, estabilidad económica, industrias diversas, incentivos a la inversión y abundantes recursos naturales. |
Visión general del cumplimiento corporativo en Colombia
Una vez debidamente constituidas, todas las personas jurídicas de Colombia, incluida la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), deben cumplir unos requisitos estatutarios mínimos:
- Nombrar un representante legal de la empresa
- Registrar una dirección fiscal
- Presentar declaraciones fiscales mensuales y anuales
- Renovación anual de la licencia comercial de la empresa
- Junta anual de accionistas
- Registro del beneficiario final
No son excesivamente complejos, sin embargo, es importante que todas las empresas cumplan los siguientes requisitos y garanticen el pleno cumplimiento corporativo mientras realicen actividades comerciales en Colombia.
1. Nombrar un representante legal de la empresa
Todas las empresas en Colombia deben nombrar a un representante legal de la empresa durante el proceso de registro de la empresa para que preste sus servicios durante la vida de la empresa. La persona que asuma esta función debe tener un buen conocimiento de lo que se exige y de las implicaciones en caso de que la empresa infrinja la ley.
Esta función puede asignarse a un ciudadano colombiano o a un ciudadano extranjero. Sin embargo, si la persona es un ciudadano extranjero, debe estar registrada ante la Agencia Tributaria.
Las responsabilidades del representante legal de la empresa incluyen firmar documentos en nombre de la empresa, presentar declaraciones fiscales, tramitar contratos y gestionar las normativas y obligaciones locales. También suelen ocuparse de las operaciones bancarias.
Si la empresa infringe la ley de algún modo, por ejemplo, presentando declaraciones fiscales fraudulentas, el representante legal de la empresa será considerado responsable, como “cara legal” de la empresa. Por este motivo, no es una función que deba tomarse a la ligera.
Cuando se nombra al representante legal de la empresa, sus poderes suelen otorgarse mediante un documento formalizado ante notario, dentro de los estatutos de la empresa. Para ayudarles a encontrar un representante legal de la empresa, muchas empresas extranjeras trabajan con un bufete de abogados local, lo que les da la tranquilidad de saber que su empresa está en buenas manos.
2. Registrar un domicilio fiscal en Colombia
Durante el proceso de registro empresarial, las empresas deben registrar una dirección fiscal permanente para la empresa. En Colombia, ésta es la dirección oficial del domicilio social y es obligatoria para todas las empresas constituidas. Esta dirección se utiliza para recibir correspondencia y notificaciones formales de las autoridades gubernamentales, los inversores, los institutos financieros, los accionistas y el público en general.
3. Presentar declaraciones fiscales mensuales y anuales
Todas las empresas de Colombia, independientemente de su actividad comercial, deben presentar declaraciones fiscales mensuales y anuales. La autoridad que gestiona esto se llama DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Independientemente de tus ingresos, rentas o volumen de facturas o transacciones, la presentación de las declaraciones mensuales de impuestos es obligatoria. La no presentación de las declaraciones tributarias a tiempo, o de acuerdo con los requerimientos de la DIAN puede dar lugar a sanciones. El representante legal de la empresa es responsable de la correcta presentación de las declaraciones fiscales de la empresa y será la persona responsable en caso de que haya errores. Además, una vez al año, todas las empresas deben presentar su declaración anual de impuestos.
Todas las empresas en Colombia deben estar registradas en la Cámara de Comercio Colombiana (en la localidad donde operes). Al hacerlo, obtendrás un Certificado de Comerciante, necesario para ejercer actividades comerciales. El certificado debe renovarse cada año, para que la empresa pueda seguir operando.
5. Junta anual de accionistas
Por ley, en Colombia debe celebrarse al menos una junta de accionistas al año, antes del 31 de marzo de cada año, para que puedan aprobarse los estados financieros del periodo fiscal anterior. Las asambleas deben celebrarse anualmente para aprobar los estados financieros, reelegir a los administradores y cumplir las responsabilidades corporativas.
6. Registro del beneficiario final
Desde 2021, la Dirección de Impuestos de Colombia (DIAN) ha introducido un nuevo requisito sobre la declaración del beneficiario efectivo final. Durante el proceso de constitución, las empresas deben informar del beneficiario efectivo final en su portal. Esto sólo debe actualizarse cuando cambie la composición de la propiedad o del beneficiario efectivo final. Los datos delbeneficiario final deben presentarse a través de la plataforma RUB(Registro Único de Beneficiarios Finales).
Junta General de Accionistas
De acuerdo con las normas colombianas de gobierno corporativo, ciertas entidades están obligadas a celebrar juntas anuales de accionistas, una práctica especialmente significativa para las Sociedades Anónimas (S.A.). Según el Código de Comercio colombiano, estas juntas constituyen un foro para la adopción de decisiones corporativas esenciales, incluida la aprobación de los estados financieros, la distribución de beneficios y la elección de los miembros del consejo de administración (artículo 446 del Código de Comercio).
Aunque las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) no están sujetas al mismo requisito legal de celebrar juntas generales anuales, a menudo deben celebrar juntas periódicas según lo estipulado en sus estatutos o cuando lo soliciten los accionistas o socios para tratar asuntos estratégicos o financieros clave. Las empresas deben cumplir estas normas de gobierno para mantener el cumplimiento normativo y garantizar la transparencia (artículo 431 del Código de Comercio colombiano).
Obligaciones clave de presentación anual y mensual
- Declaraciones del IVA: mensuales, con vencimiento entre el 20 y el 26 de cada mes en función del NIT.
- Cotizaciones en nómina: mensualmente a través de PILA antes del día 10 del mes siguiente.
- Impuesto de sociedades: anual, suele presentarse entre abril y agosto, dependiendo del NIT.
- Informes UBO: se presentan en el momento de la constitución y se actualizan cuando se producen cambios en la propiedad.
Sanciones por incumplimiento en Colombia
- Suspensión del NIT (NIF): Bloquea la facturación y las operaciones bancarias.
- Multas de la DIAN: Multas diarias de hasta 100 UVT (aprox. $4M COP) por omisión de presentación de UBO.
- Responsabilidad de los administradores: Los representantes legales pueden enfrentarse a sanciones personales por evasión o incumplimiento fiscal.
- Pérdida del Registro Mercantil: No renovar las licencias puede hacer que la empresa quede legalmente inactiva.
- Restricciones a las licitaciones públicas: Se prohíbe a las empresas incumplidoras presentarse a licitaciones públicas.
Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento legal de las entidades en Colombia
Basándonos en nuestra amplia experiencia, estas son las preguntas y dudas más comunes de nuestros clientes sobre el cumplimiento corporativo en Colombia:
A continuación se enumeran los nombramientos estatutarios más comunes para las personas jurídicas colombianas:
– Un representante legal designado que será personalmente responsable, tanto legal como económicamente, del buen funcionamiento y la situación de la empresa. Debe ser un ciudadano local o un extranjero con derecho a vivir/trabajar en el país.
Sí, se requiere una dirección fiscal local registrada para todas las entidades en Colombia para la recepción de correspondencia legal y visitas gubernamentales.
La Junta General ordinaria debe celebrarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio y antes de la fecha límite del 31 de marzo en Colombia.
Las empresas deben presentar este informe un mes después de que se haya producido un cambio en el accionariado y se haya completado dicho cambio (contrato de transmisión de acciones y registro en los libros societarios). Este informe incluye la presentación de una carta ante la Cámara de Comercio que incluya la información corporativa de la empresa matriz.
La autoridad fiscal publica en enero los calendarios fiscales con la fecha de vencimiento de los impuestos, que viene determinada por las dos últimas cifras de tu número de identificación fiscal. El plazo para declarar el impuesto sobre la renta es en marzo y el plazo para declarar los impuestos locales es en enero.
Las empresas deben nombrar un representante legal, registrar una dirección fiscal, presentar declaraciones fiscales mensuales y anuales, celebrar juntas anuales de accionistas y registrar a su Beneficiario Final (UBO) ante la DIAN. Estos pasos garantizan el funcionamiento legal y la adecuación a la normativa colombiana.
El representante legal de una empresa firma los contratos, se ocupa de las declaraciones fiscales y es responsable del cumplimiento de la legislación local en materia de sociedades y fiscalidad. Debe residir en Colombia o tener capacidad legal para actuar localmente.
Las empresas deben registrar al Beneficiario Final (UBO) en la DIAN y mantener la información actualizada. No hacerlo puede dar lugar a multas diarias y bloquear las operaciones comerciales.
No celebrar la asamblea anual o no aprobar los estados financieros puede dar lugar a problemas de cumplimiento, disputas entre accionistas y sanciones normativas.
¿Por qué invertir en Colombia?
A medida que crece la clase media colombiana, aumenta su renta disponible, lo que les confiere un mayor poder adquisitivo. Esto, a su vez, crea un gran mercado de consumo. Ésta es otra oportunidad atractiva para las empresas extranjeras que buscan fuentes adicionales de ingresos. Sigue leyendo para saber más sobre el cumplimiento corporativo en Colombia.
Todas las empresas interesadas en hacer negocios aquí deben ser conscientes de sus obligaciones de cumplimiento corporativo en Colombia. El apoyo y el asesoramiento personalizados de una empresa local pueden garantizar que tu empresa se mantenga en buena posición ante las autoridades gubernamentales.
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